Hoe gebruik je de tool Eureca?

Registratie en eerste stappen

Is jouw productiehuis nog niet geregistreerd in Eureca?

• Vraag jouw gratis login via de website van Eureca en volg de instructies. Het toekennen van het wachtwoord gebeurt automatisch via mail.
• Maak eenmalig een profiel aan als productiehuis via de knop ‘+new’ en vul de naam en het adres in.
• Je kan ook collega’s van hetzelfde productiehuis toevoegen aan het account. Zo hebben verschillende collega’s toegang tot dezelfde projecten in Eureca. Dat gebeurt via de tab ‘Users’. Dit kan wel enkel als die collega’s ook een eigen Eureca login hebben.
• Wijzigingen sla je op via de ‘Save’ knop onderaan het scherm. Van zodra jouw productiehuis geregistreerd is, kan je aan de slag.

Project aanmaken

Een nieuw Eureca-project maak je aan op het projectenscherm. Dat gebeurt in verschillende stappen:

• Open een nieuwe projectfiche (via knop ‘+project’).
• Omschrijf het project (titel, genre, eventuele coproductiepartners en locaties) in deze fiche. Van zodra je dit project bewaard hebt via de ‘save’-knop, verschijnt dit op het projectenscherm in Eureca.
• Bij het invullen van de projectfiche is het verplicht om toegang te verlenen aan het VAF. Je vinkt het veld ‘is this project subjected to sustainability requirements of a (public) fund’ aan en selecteert VAF uit de keuzelijst. Dit is enkel verplicht voor VAF-gesteunde projecten; andere projecten of kladversies hoef je uiteraard niet met het VAF te delen.
• Als je moet voldoen aan duurzaamheidsvereisten van meerdere fondsen, dan kan je die in de keuzelijst selecteren. Staat een fonds niet op de keuzemenu? Neem dan contact op met duurzaamheidscoördinator Tim Wagendorp.
• In de projectfiche geef je ook aan in welke landen en locaties de opnames plaats vinden. Deze informatie komt later van pas bij het invullen van de calculator.
• Wil je externe partners toegang geven tot jouw project (coproductiepartners, heads of department, ecomanagers, …)? Van zodra deze zelf over een Eureca-login beschikken, kunnen ze via de knop ‘join a project’ bovenaan hun eigen projectenscherm en gebruik makend van de unieke projectcode een toegang aanvragen. Deze code vind je terug op het projectenscherm. Externen krijgen enkel toegang van zodra je dit als projectverantwoordelijke bevestigd hebt. Op deze manier kunnen verschillende partners samenwerken aan hetzelfde project; elke coproductie heeft een eigen kleurenschema in Eureca.
• Bewaar wijzigingen via de ‘save’ knop onderaan het scherm. Van zodra je een project in Eureca bewaart, verschijnt het project en de unieke Eureca-projectcode op jouw projectenscherm.

Door op het ‘rekentoestel-icoon’ te klikken aan de rechterkant op het projectenscherm krijg je toegang tot jouw project. In deze schermen definieer je het verplichte duurzaamheidsplan en kan je indien nodig CO₂-berekeningen maken.

Rapportering van je duurzaamheidsplan

Het opvolgen van duurzame acties gebeurt opnieuw in Eureca - in de opmerkingenvelden van het duurzaamheidsplan noteer je eventuele opmerkingen / referenties. Dit heb je niet enkel nodig voor de rapportering aan het VAF, maar komt ook jezelf ten goede aangezien je altijd oude projecten opnieuw kan consulteren.

Kreeg je productiesteun voor een (middel)lange fictiefilm of een fictieserie? Dan moet je niet enkel inhoudelijk rapporteren, maar ook de impact van je logistieke keuzes berekenen in cijfers. Dit kan door in de Eureca invulschermen de CO₂-impact in te voeren tijdens preproductie, productie en postproductie. Wanneer je daarna ‘save’ indrukt, verschijnt de CO₂-impact aan de rechterzijde van het invulscherm.