Wat moet je als aanvrager concreet doen?
Kreeg je majoritaire productiesteun voor jouw creatieproject (m.u.v. podcast en games)? Dan zal jou gevraagd worden om tijdens de productiefase duurzame keuzes te maken en deze te bundelen in een actieplan. De duurzaamheidswerking van het VAF kan samengevat worden in 4 grote stappen, die zich vertalen in concrete acties. Op deze pagina vind je meer informatie over wat je concreet moet doen tijdens elke stap. Enkel wanneer het volledige stappenplan en de daarbijhorende acties zijn afgerond, wordt de laatste schijf uitbetaald.
Wil je graag een handig overzicht van elke actie die je per stap moet ondernemen? Download dan onze checklist.
Kreeg jij productiesteun voor een (middel)lange fictiefilm of een fictieserie? Dan moet je een paar extra stappen volgen. Deze zijn aangeduid met een kleur.
Stap 1: Infosessie na goedkeuring productiesteun
Elke aanvrager krijgt een week na de formele goedkeuring een mail over het duurzaamheidstraject met verwijzing naar de VAF-website. Via de VAF-website kan je inschrijven voor één van de maandelijkse online infosessies.
Alle producties schrijven zich verplicht in voor één van de online infosessies. Tijdens die sessie krijg je een overzicht van wat duurzaamheid is en hoe dit zich kan vertalen in slimme duurzame logistieke keuzes. Ook het gebruik van de tool Eureca komt aan bod.
Deze sessies zijn generiek en voor alle genres relevant. Op vraag kan steeds aanvullende informatie of individuele begeleiding voorzien worden.
Producenten met meerdere projecten dienen deze sessie maar één keer te volgen; producenten die de infosessie reeds gevolgd hebben voor voorgaande projecten worden vrijgesteld van de verplichte deelname.
Stap 2: Duurzaamheidsplan maken via Eureca (vóór technisch dossier)
Voor je begint aan je technisch dossier stel je jouw duurzaamheidsplan op in de webtool Eureca. In dat plan vertaal je de algemene info over duurzaamheid in concrete acties die bruikbaar zijn voor jouw project. Daarbij baseer je je op leidraden en inspiratiegidsen, de infosessie, eigen expertise en de Eureca calculator.
Elk Eureca-project heeft een unieke projectcode. Deze code verschijnt automatisch op het projectdashboard in Eureca. Deze code kan je eenvoudig kopiëren en dien je in te voegen in het technisch dossier. Zo weten wij dat een project hebt aangemaakt.
Hoe je gebruik maakt van de Eureca tool, kan je nalezen in onze handleiding voor Eureca.
Stap 3: Tijdens de productiefase
Tijdens de productie zelf voer je jouw duurzaamheidsplan zo goed mogelijk uit en breng je jouw logistieke keuzes in kaart. Maak gerust foto’s of filmopnames van duurzame keuzes op de set en deel deze goede praktijken met het VAF. Betrek jouw cast en crewleden dagelijks via de callsheets.
Het opvolgen van duurzame acties gebeurt opnieuw in Eureca (hoe doe ik dit?). Dit heb je niet enkel nodig voor de rapportering aan het VAF, maar komt ook jezelf ten goede aangezien je kan altijd oude projecten opnieuw kan consulteren.
Kreeg je productiesteun voor een (middel)lange fictiefilm of een fictieserie? Dan moet je niet enkel inhoudelijk rapporteren, maar ook de impact van je logistieke keuzes berekenen in cijfers en de CO₂-impact invoeren (hoe doe ik dit?).
Stap 4: Vóór het indienen van de eindafrekening
Wanneer het project is afgerond, evalueert de projectaanvrager hoe het duurzaamheidstraject verlopen is en rapporteert dit via Eureca (hoe doe ik dit?). Welke aspecten van het plan liepen zoals verwacht? Wat waren eventuele knelpunten? Welke goede praktijken kunnen anderen inspireren?
Die evaluatie vormt het laatste onderdeel van het duurzaamheidstraject. Aanvullende informatie kan opnieuw opgenomen worden als een notitie in de projectfiche van Eureca.
Kreeg je productiesteun voor een (middel)lange fictiefilm of een fictieserie? Dan dien je eveneens de resultaten van de berekening van de milieu-impact in Eureca (in CO₂) met het VAF te delen.
Wanneer deze interne evaluatie klaar is, verwittig je de VAF-duurzaamheidscoördinator en wordt het project in Eureca door het VAF geëvalueerd. De duurzaamheidscoördinator controleert deze CO₂-cijfers op volledigheid en vraagt om aanvullingen indien nodig.
Daarna kan je het project afsluiten en archiveren (hoe doe ik dit?).
BELANGRIJK: Het project afsluiten en archiveren is noodzakelijk voor de uitbetaling van de laatste schijf VAF-steun. Zonder de terugkoppeling over het duurzaamheidsplan en de archivering van het project kan de laatste schijf niet uitbetaald worden.
Heb je vragen?
Neem contact op!
