VAF Marketing Partnerschap (VMP)

Je kan de premie enkel aanvragen voor majoritair door het VAF ondersteunde Vlaamse speelfilms:

• Fictie
• Animatie
• Kinder- en jeugdfilms

De Vlaamse hoofdproducent dient de aanvraag in via MyVAF.

Algemene Groepsvrijstellingsverordening

De steun van het VAF wordt toegekend binnen het kader van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie. Volgens de Europese regels mag een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Het moment van steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun dat je ontvangt. Bij scenariosteun en promotiesteun is dit op het ogenblik van de goedkeuring van de steun door de raad van bestuur van het VAF. Voor ontwikkelings- en productiesteun is dit op het ogenblik van goedkeuring van het technisch dossier. De steuntoezegging voor ontwikkelings- en productiesteun van het VAF betreft immers slechts een principiële toezegging en de effectieve toekenning is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden op de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

De steun wordt op basis van de 50/50-cofinancieringsregel toegekend, waarbij het fonds voor minimum 10.000 en maximum 30.000 euro tussenkomt.

Er zijn drie vaste VMP-bedragen, afhankelijk van het type productiesteun:

• 10.000 euro bij een kleine productiepremie;
• 20.000 euro bij een middelgrote productiepremie en kinder- en jeugdfilm;
• 30.000 euro bij een grote productiepremie.

Enkel kosten die gemaakt zijn tijdens de pre- tot en met postproductiefase komen in aanmerking.

De volledige aanvraag dient uiterlijk twee maanden voor inlevering van het technisch dossier via MyVAF ingestuurd te worden.

De maandelijkse deadlines kan je vinden in de deadlinekalender.

Een aanvraag voor VMP is enkel ontvankelijk indien aan volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Het betreft een als majoritair door het VAF ondersteunde Vlaamse speelfilm (fictie, animatie, kinder- en jeugdfilms).
• De aanvraag kan pas ingediend worden na toezegging van de VAF-productiesteun.
• Er is een producer marketing en distributie (PMD) aangesteld die tijdens de gehele pre- tot en met postproductiefase in contact staat met, rapporteert aan en overlegt met het fonds (Flanders Image). De taak van de PMD kan ofwel intern worden opgenomen door een personeelslid van de producent, ofwel door een externe expert, ofwel door een personeelslid van de distributeur, indien deze reeds vanaf de preproductiefase betrokken is.
• De Vlaamse hoofdproducent verbindt er zich toe om alle in het kader van het VMP ontwikkelde materialen, inclusief niet uitgewerkte concepten en onderzoeksresultaten van zodra beschikbaar aan het fonds te leveren.

Van zodra jouw productiepremie goedgekeurd is, kan je contact opnemen met An Ratinckx bij Flanders Image voor informatie en eventuele vragen over je VMP-aanvraag.

De hoofdproducent dient de aanvraag in via MyVAF, ten laatste twee maanden voor indiening van het technisch dossier.

Wat dien je in?

• VMP aanvraagformulier (dit vul je rechtstreeks in op MyVAF)
• VMP budgetformulier

Hoe dien je in?

• Registreer of meld je aan op MyVAF
• Nieuw dossier
• Promotie
• Filmfonds
• VAF Marketing Partnerschap
• Animatie of Fictie
• Kies de deadline

Zolang de deadline niet verstreken is, is het mogelijk om een onafgewerkte aanvraag te onderbreken en later verder af te werken.

Om het aanvraagdossier definitief af te werken en door te sturen naar het VAF/Flanders Image, ga je naar de pagina 'Verzenden'.

De definitief afgewerkte versie wordt pas leesbaar voor Flanders Image op de datum van de betreffende deadline.

In de meeste gevallen verloopt de VMP-aanvraag in twee fasen omdat een aantal elementen pas in postproductiefase beantwoord en aangeleverd zullen kunnen worden:

• Deel 1 (de oorspronkelijke aanvraag) omvat de onderdelen tot en met 'Verzenden'.
• Deel 2 (vanaf ‘Update postproductie') wordt pas beschikbaar wanneer de oorspronkelijke aanvraag wordt goedgekeurd.

Op basis van een daaropvolgend strategieoverleg met producent en PMD rapporteert Flanders Image bij controle van het technisch dossier door het fonds.

Alle afwijkingen op het reglement en/of aanvaarde kosten, alsook significante wijzigingen in de plannen zoals deze initieel werden voorgesteld, dienen steeds vooraf schriftelijk ter goedkeuring aan het fonds te worden voorgelegd.

Van zodra de VMP-aanvraag goedgekeurd is, kan je het budget invullen in het technisch dossier in (rubriek ‘Promotie – code 70' enz.).

Opgelet: codes, bedragen en omschrijvingen moeten identiek zijn!

Via het VAF Marketing Partnerschap (VMP) ondersteunt het fonds de ontwikkeling en productie van promotie- en marketingmaterialen tijdens het gehele productieproces. De middelen stellen de productie in staat om beroep te doen op externe professionals en experts, m.a.w. derden, die de productie begeleiden in het marketingproces. Dit kan gaan van het inhuren van extern professioneel advies of expertise tot het door externen realiseren en aanleveren van professionele materialen die tijdens het volledige exploitatieproces van de film kunnen worden ingezet.

De aanvaarde kosten beperken zich tot kosten verbonden aan de ontwikkeling en de productie van promotie- en marketingmaterialen die gemaakt worden tijdens het gehele productieproces, gaande van pre- tot en met postproductie.

Indien er reeds een distributeur is betrokken vanaf de preproductiefase, dient het budget te worden opgemaakt in overleg met de distributeur, opdat dezelfde kosten niet dubbel worden gemaakt. Neem in dit geval enkel externe kosten op die niet reeds door de distributeur worden opgenomen in de fase van preproductie

Bij kosten die niet in deze lijst vermeld staan, dienen de aanvrager en PMD vooraf te overleggen met Flanders Image.

• Audiofragmenten
  Ideaal voor gebruik bij bv. radiointerviews en -besprekingen: een bestand met audiomaterialen, waaronder een audioversie van de trailer, enkele gevatte dialoogfragmenten uit de film, een selectie tracks uit de originele muziekscore, eventueel de titelsong.
• Digital & Community manager
  Adviseert de producent en PMD over het meest effectieve digital- en socialmediatraject om het doelpubliek van een film te bereiken. Geeft aan welke materialen hiervoor tijdens het pre-tot postproductieproces gemaakt moeten worden. Hij/zij coördineert in deze periode, indien het opportuun blijkt om dit in een vroeg stadium te doen, de nodige teaserposts via online kanalen.
  Enkel de kosten gemaakt in de fase van pre- tot postproductie komen hiervoor in aanmerking. Ontwikkeling en beheer van digitale en sociale media in prerelease-, release- en postreleasefase zijn voor rekening van de distributeur.
• Digital Media Content
  Creatie van foto’s, filmpjes, audiofragmenten, motion design etc. die qua inhoud, stijl en duurtijd gebruikt kunnen worden voor verschillende platformen.
• Electronic Press Kit (EPK)
  Alle elementen die op elektronische en digitale media of platforms gebruikt worden: televisie, online, sociale media, radio, … Het gaat hier dus om teasers en trailers, fragmenten/clips, audiobestanden, posters (als JPG), stills (JPG van minimum 400dpi), making of/achter de schermen materialen, audio en video interviews, etc.
• Filmfragmenten (Clips)
• Flyer (Press Kit)
  Meestal een recto/verso A4 (print en/of digitaal) die, naast de postervisual en eventueel enkele key stills, bestaat uit de logline, synopsis, een bondige filmografie van de regisseur (en eventueel de producent), cast- en crewlijst en technische specificaties (waaronder speelduur, shooting format, exhibition format, gebruikte camera’s en lenzen, sound, zwart/wit of kleur). Bepaalde sales agents noemen dit de 'press kit', maar de publicatie heeft tot doel de film voor te stellen aan potentiële kopers. In de digitale versie staat er ook een link naar de trailer.
  Enkel redactie en design komen in aanmerking, niet het drukwerk.
• Making of
  De making of (behind the scenes) is een documentair verslag dat weergeeft hoe de film tot stand is gekomen. Dit omvat doorgaans interviews met cast en crew, actiebeelden op de set, soms ook bloopers etc. Het beeldmateriaal kan gebruikt worden voor online campagnes (social media, websites, digitale nieuwsbrieven etc.)
• Persmap (Press Notes)
  De persmap, door sommigen ook 'press notes' genoemd, is voornamelijk bedoeld voor de pers en dient gebruiksvriendelijk te zijn. Inhoud en gebruiksgemak zijn belangrijker dan vorm. De digitale versie is dan ook een overzichtelijke en eenvoudig manipuleerbare (teksten kunnen eenvoudig gekopieerd worden) verzameling van voor journalisten belangrijke informatie. De belangrijkste elementen zijn de logline, synopsis (kort ca. 75 woorden, plus lang ca. 150 woorden), een statement van de regisseur over het hoe en waarom van de film (ca. 500 woorden), een tekst specifiek over de productie (ca. 500 woorden), korte bio’s (telkens ca. 100 woorden i.v.m. regisseur, scenarist, cast, bepaalde heads of department zoals DoP, monteur, designer, componist, verantwoordelijken voor uitzonderlijke bijdragen, …, en van de producent), een volledige cast- en crewlijst, technische specificaties (waaronder speelduur, shooting format, exhibition format, gebruikte camera’s en lenzen, sound, zwart/wit of kleur). De digitale versie wordt eventueel nog aangevuld met links naar o.a. de trailer.
  Belangrijk: laat je niet overhalen door een (Amerikaanse) sales agent om de persmap vooral samen te stellen uit al gepubliceerde persquotes en recensies ter vervanging van bepaalde hierboven opgesomde essentiële elementen. Een persmap is geen persknipselboek en het is eenvoudiger en tijdsbesparender om de essentiële elementen vooraf te verzamelen dan net voor de deadline van een journalist.
• Photo Shoot
  In de meeste gevallen is het opportuun om, naast de setfoto’s, ook een aparte extra photo shoot te voorzien om acteurs (alleen of samen) in specifieke poses te fotograferen, met het oog op de creatie van artwork (bijv. poster).
• Poster(s)
  Creatie van het artwork (m.a.w. geen printkosten of dergelijke).
• Producer Marketing en Distributie (PMD)
  De PMD initieert en coördineert, in overleg met de producent, het volledige traject van de promotie en marketing van een film. Hij /zij adviseert over en begeleidt het creatieve denkproces rond de positionering van de film: van het opstellen van de SWOT-analyse en de benchmarking tot de profilering van het doelpubliek en de keuze van de titel, enz. Op basis van deze info tekent hij/zij een tijdlijn uit voor het ontwikkelen en produceren (van pre-tot postproductie) van kwalitatief promo- en marketingmateriaal (deliverables) om in te zetten bij zowel de lokale als de internationale exploitatie van de film. De PMD overlegt met Flanders Image rond eventuele veranderingen, en zorgt ervoor dat de deliverables tijdig aan het VAF geleverd worden.
  Belangrijk: indien de PMD een personeelslid is van de producent of een aan de film gelieerd bedrijf betreft, dan wordt de kost van de PMD bij de overheads ondergebracht. Indien de distributeur de rol van PMD op zich neemt, komen de interne personeels- of overheadkosten van de distributeur niet in aanmerking voor VMP-steun.
• Setbezoek van belangrijke internationale vakbladen
• Setfotografie
  Stills, behind the scenes, speciale affiche fotosessie, portretten, etc.
  Belangrijk: Bij live-actionfilms worden 'screengrabs' niet als stills beschouwd en komen dus niet in aanmerking voor de PMP-regeling.
• Teaser en trailer(s)

• VMP-budgetformulier (XLS)
• Lijst met aanvaarde kosten (DOC)
• Lijst met VMP-deliverables (DOC)

Bij goedkeuringvan de VMP-aanvraag wordt het maximumbedrag vastgelegd en wordt een voorschot van 50% van het totale budget uitgekeerd.

De uitbetaling van het saldo volgt na ontvangst en goedkeuring van enerzijds alle vereiste deliverables (de lijst vind je bij downloads) binnen de opgegeven termijnen en anderzijds van volgende documenten:

• de eindafrekening;
• het bewijsmateriaal van de effectief gemaakte en aanvaarde kosten.

De lijst met VMP-deliverables kan je op onze website downloaden.