Voor wie

Komen in aanmerking voor steunaanvragen bij het VAF:

• Rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in Vlaanderen op het moment van de uitbetaling van de steun. Deze rechtspersoon is de Vlaamse producent van het project. (Opgelet: een eenmanszaak is geen rechtspersoon).

De aanvrager is een ervaren, onafhankelijke producent (er moet wel een scenarist/auteur bij de aanvraag betrokken zijn).

Met ‘ervaren’ wordt bedoeld: een producent die reeds een bepaald aantal minuten in de betrokken categorie heeft geproduceerd, die beantwoorden aan de ontvankelijkheidscriteria van het VAF en in het reguliere circuit werden geëxploiteerd, d.w.z.

• voor animatieseries: minimaal 30’ in totaal
• voor documentaireseries: minimaal 75’ in totaal
• voor fictieseries: minimaal 75’ in totaal
• voor Innovatielab: minimaal 25’ in totaal, ongeacht of dit in de categorie animatie, documentaire of fictie is.

De steunaanvrager moet onafhankelijk zijn conform artikel 2, 49° van het Mediadecreet. Voor meer info kan je hier terecht.

Geen steun voor ondernemingen in moeilijkheden!

De steun die door het VAF wordt toegekend, kadert binnen de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie. Deze context brengt bepaalde beperkingen met zich mee. Zo mag volgens de Europese regels een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Dit moment van steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun en promotiesteun is dit al op het ogenblik van de goedkeuring van de steun door het VAF. Voor ontwikkelings- en productiesteun is dit later, meer bepaald op het ogenblik van goedkeuring van het zogenaamde technisch dossier. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft immers slechts een principiële toezegging. De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier dat de producent indient eens de financiering van de ontwikkeling van het project is afgerond.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Voor wat

Webseries worden ingediend bij de categorie Innovatielab, ongeacht of het project animatie, documentaire of fictie is.

Webseries die in aanmerking komen voor steun binnen het VAF/Mediafonds bestaan uit minimaal 3 afleveringen met een minimale totale uitzendduur van 30’ voor de volledige serie.

Komen niet in aanmerking voor steun van het VAF/Mediafonds:

• Soap, telenovelles en sitcom, in hun gangbare betekenis binnen het televisiemilieu.
• TV-formats, series onder de vorm van reclame, bedrijfsfilms, videoclips, opdrachten besteld door een overheid, projecten gerealiseerd in het kader van het onderwijs, projecten met een uitsluitend educatief of sociaal-artistiek doeleinde, amateurprojecten, porno- en (s)exploitation, remakes. Met remake wordt bedoeld: een serie die reeds bestaat, adapteren, waarbij de algemene verhaallijn en /of specifieke verhaallijnen en personages dicht bij de originele versie blijven. Ook gelijkenissen in de cinematografische behandeling (bv waar de scenes zich afspelen), de visuele sfeer (licht/donker, gebruikte kleuren), gelijkenissen tussen de hoofd- en nevenpersonages en karakters (bv namen, karakteristieken, kledij, persoonlijke en professionele achtergrond, hun rol en functie in het verhaal) en gelijkenissen tussen specifieke scenes vormen belangrijke informatie om te bepalen of het al dan niet over een remake gaat.
• Audiocreaties. In de loop van het jaar 2022 zal het VAF de ondersteuning van podcasts invoeren, en hiervoor een reglementering uitwerken en publiek maken.

Het VAF heeft als eerste prioriteit het ondersteunen van Vlaams talent (in ruime zin). Projecten van Vlaams talent noemt men ‘majoritair’ Vlaams. Deze projecten kan het VAF in alle stadia ondersteunen. In tweede orde kan het VAF ook projecten uit andere territoria cofinancieren die door een Vlaamse producent gecoproduceerd worden. Deze ‘minoritair’ Vlaamse aanvragen worden aanvaard in een later stadium, meer bepaald vanaf productiesteun en mits er al financiering aanwezig is. Hieronder worden beide termen concreter uitgelegd.

In principe worden als majoritair Vlaams aanzien:

Creaties die aan minstens 2 van de 3 volgende criteria voldoen:

• De creatie is Vlaams omwille van de identiteit van de artistieke ploeg*, met als sleutelfiguren de scenarist (in scenariofase) en de regisseur (in ontwikkelings- en productiefase), hierna gezamenlijk genoemd de ‘makers’. Voor animatie kan ook de production designer eventueel als sleutelfiguur gelden in ontwikkelings- en productiefase.
• De creatie is Vlaams omwille van zijn inhoud**.
• De creatie is Vlaams omwille van de productiecontext, meer bepaald via de producent die initiatiefnemer van de creatie is of die het grootste aandeel in de financiering aanbrengt.

*Fysieke personen van elke nationaliteit kunnen behoren tot de Vlaamse cultuurgemeenschap. Bv een Spanjaard die in Vlaanderen werkt, en Nederlander die filmschool heeft gelopen in Gent en blijft werken in een Vlaamse context, een Britse regisseur die in Brugge woont, een Vlaamse production designer die leeft in Frankrijk, enz. Dit begrip dient dus ruim te worden geïnterpreteerd.

** Het gaat hier om een duidelijk aantoonbaar verband met de Vlaamse cultuurgemeenschap via b.v. het onderwerp, het onderliggend literair of theaterwerk bij adaptaties, het erfgoed, de geschiedenis, de maatschappelijke relevantie, de politieke context, de kunst, enz. of via het auteurschap van de IP.

Als minoritair Vlaams worden aanzien:

Creaties die niet voldoen aan hoger vermelde criteria, maar wel aan volgende voorwaarden:

• De aanvrager is de Vlaamse (co-)producent.
• De aanvraag betreft productiesteun.
• De financiering is reeds gedeeltelijk verzekerd. Dit kan op twee manieren:
  • via het bewijs van productieondersteuning door het publieke fonds in de regio van de hoofdproducent.
  • door aan te tonen dat minstens 50% van de totale financiering bevestigd is. Participaties worden niet meegeteld als bevestigde financiering.
• Het Vlaams aandeel in de financiering maakt minimum 20% van de totale financiering van het project uit.
• Er is een Vlaamse omroep en/of andere mediaspeler financieel aan het project verbonden.

Enkel projecten die blijk geven van een creatieve samenwerking met Vlaams talent, hebben kans op goedkeuring. Louter financiële coproducties of producties waarbij de Vlaamse inbreng enkel van technische aard is, maken weinig kans om goedgekeurd te worden.

In het reglement staan de theoretische maxima opgelijst die men volgens de beheersovereenkomst van het VAF/Mediafonds kan aanvragen. In de praktijk werkt het VAF voor deze categorie met een systeem van maximale bedragen.

Standaard is de scenariosteun beperkt tot volgende maxima:

• indien de aanvraag vergezeld is van een interessebrief van één of meerdere Vlaamse omroeporganisaties en/of andere mediaspeler: 12.500 euro
• Indien de aanvraag niet vergezeld is van een interessebrief van een Vlaamse omroeporganisatie of andere mediaspeler: 7.500 euro

Een aanvraag dien je in via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover vind je in de gebruikershandleiding.

Voor indiening van aanvragen zijn er deadlines.

Check alvorens een aanvraag in te dienen zeker even de do’s-and-don’ts bij steunaanvragen en de controlerichtlijnen.

Je vult op MyVAF de juiste aanvraagmodule in en voegt er een aantal bijlagen bij.
Voor aanvragen scenariosteun zijn dit volgende bijlagen:

• Een samenvatting van het verhaal/het project (synopsis), maximum 1 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• Een nota over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag en/of een inhoudelijke reactie op het commissieverslag (bij voorkeur beide). Dit is altijd verplicht behalve voor nieuwe projecten, die voor de allereerste keer worden ingediend. (max. 2 blz A4, enkel in PDF, max 2 MB)
• De intentieverklaring van de scenarist(en)/auteur(s) over de keuze van het onderwerp, de gekozen benadering of invalshoek van het gegeven. Elementen als vorm, structuur, stijl en visuele aanpak van het verhaal kunnen in deze intentie worden meegenomen, of kunnen in de gedetailleerde beschrijving van het project worden opgenomen. Specifiek voor animatie: ook de beoogde techniek en enkele grafische voorstudies van bv. personages en decors. (Maximum 4 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• De intentieverklaring van de producent over de keuze van het project, de productionele en financieringsaanpak en de plaatsing in de markt, maximum 4 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• De inclusie-aanpak. Het VAF verwacht dat aanvragers nadenken en aangeven hoe binnen hun aanvraag plaats wordt - of kan worden - gemaakt voor diversiteit en inclusie. Meer uitleg en denkpistes zijn te vinden op onze website (maximum 2 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• Een gedetailleerde beschrijving van het project in de vorm van een treatment (max. aantal pags = 12 ofwel het aantal afl. X 2) in een normale lettergrootte, eventueel geïllustreerd. D.w.z. het audiovisueel verhaal in doorlopende tekst zonder dialogen, met begin, midden en einde– illustraties tellen niet mee voor het maximum. Je mag ook een andere presentatievorm kiezen (met hetzelfde maximum). De presentatie mag ook in afleveringen zijn. (als PDF, max. 20 MB)
• Indien van toepassing: een voorstelling van de belangrijkste personages met een korte karakterschets - maximaal 1/2 blz. A4 per personage. Indien gewenst mogen de personagebeschrijvingen ook opgenomen worden in de beschrijving van het project.
• Indien het scenario een adaptatie is van een reeds bestaand werk (roman, toneelstuk, etc.), moet ook een bewijs van toelating tot bewerking worden bijgevoegd. Bij een eerste indiening vragen wij ook om één exemplaar van het originele werk mee te leveren.
• CV van de producent, maximum 2 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de scenarist(en)/auteur(s), maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• Indien van toepassing: een brief waaruit duidelijk de interesse blijkt van een Vlaamse omroep en/of andere mediaspeler (enkel in PDF, maximum 20 MB). Onder 'andere mediaspeler' wordt verstaan: een partij uit de bredere Vlaamse mediasector die geen Vlaamse Omroeporganisatie is, maar wel substantieel mee-investeert in de productie van een webserie. Concreet gaat het over een radio-omroep, de geschreven pers, een dienstenverdeler, een video sharing platform. De producent van de webserie geldt niet als ‘andere mediaspeler’.
• indien een vervolgreeks: bewijs van (1) de effectieve verkoop van het eerste seizoen van de reeks buiten de Benelux in minstens 1 groot territorium of 2 kleine territoria en (2) pre-sale interesse in seizoen 2 van de betreffende reeks, of een coproductie met het buitenland voor seizoen 2 van de betreffende reeks.
• Indien gewenst: bijkomende relevante documenten (bv. een moodboard) (enkel in PDF, maximum 20 MB)

Visiemateriaal bijvoegen m.b.t. dit project of eerder werk van de makers is niet verplicht, maar bevelen we sterk aan.

De aanvraag moet een volledig beeld geven van het te realiseren project.

Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen zijn in het Nederlands of naar het Nederlands vertaald. Meer bepaald moeten scenario’s, synopsissen, treatments, intentieverklaringen, personagebeschrijvingen, inhoudelijk en visueel opzet of concept, statuten productiehuis in het Nederlands worden ingediend. Je mag ook scenario’s in andere talen indienen, maar enkel samen met een Nederlandse vertaling. We aanvaarden daarentegen wel cv’s, contracten en documenten m.b.t. de financiering in het Frans of Engels (zonder Nederlandse vertaling).

Traject van een aanvraagdossier

Een aanvraag dien je in door een dossier aan te maken en te uploaden via het MyVAF-portaal. Daarbij hou je rekening met de VAF-deadlines voor indiening van aanvragen. Vervolgens controleert een projectbeheerder bij het VAF of je aanvraag ontvankelijk is.

Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor advies overgemaakt aan de leven van de beoordelingscommissie.

Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneem je dit via e-mail, met de nodige uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is.

Indien er in het aanvraagdossier nog beperkte aanvullingen en/of aanpassingen moeten gebeuren, is je aanvraag voorlopig onontvankelijk. Je krijgt in dat geval een termijn van 2 werkdagen na kennisgeving door het VAF om het dossier in orde te brengen. Als dit lukt, wordt je aanvraag ontvankelijk. Zo niet, is je aanvraag onontvankelijk voor deze deadline.

Advies: beoordelingscommissies

De selectieprocedure gebeurt op basis van het advies van externe deskundigen. Meestal vormen zij een beoordelingscommissie van 5 personen. Er zijn 5 vaste leden en 5 plaatsvervangers.

Voor sommige categorieën werkt dit anders:

• voor de categorieën Filmlab en Innovatielab wordt gewerkt met een pool van deskundigen waaruit voor iedere vergadering een groep van 5 commissieleden wordt samengesteld.

De namen van de commissieleden en de samenstelling van de commissies zijn publiek. Ieder commissielid leest alle aanvragen vooraf. Daarna komen de leden samen om de aanvragen te bespreken en hun inzichten en meningen met elkaar te delen. Na discussie wordt er gestemd. Elk commissielid heeft 1 stem, de stemming is geheim. De externe deskundigen zijn de enige stemgerechtigden. De voorzitter en projectbeheerder – beiden intern VAF-personeel - leiden de werkzaamheden in goede banen.

Na hun voorbereidende lectuur brengen de commissieleden individueel een eerste, indicatieve stem uit. De uitslag van deze eerste, indicatieve stemming wordt bij aanvang van de commissievergadering bekend gemaakt. Op het einde van de commissievergadering volgt een tweede, definitieve stemming. Een project moet minimaal 3 positieve stemmen op 5 halen om in aanmerking te komen voor steun. Dit is een minimumvoorwaarde maar geeft geen recht op een automatische goedkeuring. Bij onvoldoende budget kan de lat voor ondersteuning n.l. hoger komen te liggen, maar verliezen afgewezen projecten die deze minimumscore hebben behaald, geen indieningskans.

Beslissing: Raad van Bestuur

De vergadering van de beoordelingscommissie leidt tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt.

Rapporteur

Voor iedere aanvraag stelt het VAF uit de leden van de beoordelingscommissie één rapporteur aan. Indien de aanvrager dit wenst, kan hij met de rapporteur een inhoudelijk gesprek over het dossier voeren, voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie. Het VAF raadt ten sterkste aan om van deze mogelijkheid gebruik te maken. Na de beslissing van de Raad van Bestuur kan de aanvrager bij de rapporteur ook een mondelinge en informele toelichting vragen bij deze beslissing. Dit kan van zodra het VAF via e-mail de eindbeslissing (voorlopig nog zonder bijkomende uitleg) aan de aanvrager heeft meegedeeld. Veelal zal de projectbeheerder vragen om hiervoor te wachten tot de namiddag van die dag. Later bezorgt het VAF aan de aanvrager ook het schriftelijk commissieverslag. Door het redactiewerk dat hieraan voorafgaat, kan dit nog wat tijd in beslag nemen (maximaal 15 werkdagen na melding van de beslissing).

Concreet werkt dit als volgt. De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag door het VAF ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij ontvangt de contactgegevens van de rapporteur en kan dan zelf met de rapporteur contact opnemen. De aanvrager mag enkel de rapporteur contacteren en geen andere commissieleden.

Een aanvrager heeft het recht om op gemotiveerde wijze 1 keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen. Indien zijn motivering door het VAF als gerechtvaardigd wordt gezien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. Dit wordt eerder uitzonderlijk toegestaan. Het kan enkel om zwaarwichtige redenen.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

Als je aanvraag is goedgekeurd, wordt er tussen het VAF, de producent en de scenarist(en) een contract afgesloten.

Met het oog op de opmaak van dit contract moet je de ingevulde ‘infofiche na goedkeuring scenario FF’ online invullen via de MyVAF-account van de aanvrager. Voor oudere projecten waarbij deze optie niet is voorzien moet je de fiche (te downloaden op deze pagina) invullen en opladen via het MyVAF-account van de aanvrager. Dit moet je doen binnen de 9 maanden na de goedkeuring.

Op basis van de doorgeven info wordt het contract opgesteld. Vervolgens zullen wij je het contract via e-mail bezorgen.
Na ondertekening hiervan wordt het contract door jou opgeladen via MyVAF en zal de eerste schijf van de scenariosteun (60%) worden uitbetaald.

Scenariosteun wordt in de regel uitbetaald in twee schijven. Voor het bekomen van de tweede betaalschijf (zoals bepaald in het contract) moet je via MyVAF, onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag', de gevraagde documenten bezorgen.

Voor webseries is dit een gedetailleerde projectbeschrijving en een volledig uitgeschreven scenario van de eerste aflevering en een treatment per aflevering van alle andere afleveringen.

De scenariosteun is vrijgesteld van belasting indien ze rechtstreeks door het VAF wordt uitbetaald aan natuurlijke personen in hun hoedanigheid van scenarist.

Indien het de bedoeling is dat de scenariosteun (deels) aan de producent wordt uitbetaald, moet je ons (een) document(en) bezorgen waarin de producent en de scenarist(en) de concrete modaliteiten m.b.t. de betaling en besteding van het steunbedrag overeenkomen.

Indien met meerdere scenaristen aan de serie wordt geschreven, dringen wij erop aan dat ook beroep wordt gedaan op minstens één schrijver uit groepen die binnen dit segment ondervertegenwoordigd zijn. Hiermee bedoelen wij: vrouwelijke scenaristen, junior scenaristen, scenaristen met een andere culturele of etnische achtergrond.

Opgelet:

Ondernemingen in moeilijkheden

De steun die door het VAF wordt toegekend, kadert binnen de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie. Deze context brengt bepaalde beperkingen met zich mee. Zo mag volgens de Europese regels een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Dit moment van steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun en promotiesteun is dit al op het ogenblik van de goedkeuring van de steun door het VAF. Voor ontwikkelings- en productiesteun is dit later, meer bepaald op het ogenblik van goedkeuring van het zogenaamde technisch dossier. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft immers slechts een principiële toezegging. De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier dat de producent indient eens de financiering van het project is afgerond en het project in productie kan gaan.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Indien we je bij de goedkeuring van je aanvraag ook facultatieve of verplichte coaching toekenden, moet je contact opnemen met de betrokken projectbeheerder van het VAF.

In de eerste plaats stelt het VAF mogelijke coaches uit de VAF-coachingpool voor. Ga vooraf alvast eens kijken naar de profielen en competenties van onze coaches.

De projectbeheerder bespreekt met jou de keuze van de coach. Dit wordt samen beslist. Het VAF vergoedt de coach.

Als je steun van het VAF ontvangt, verbind je je er contractueel toe om rekening te houden met bepaalde verplichtingen rond het vermelden van de VAF-steun op generieken, promotiemateriaal en dergelijke.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

Aanvragen kunnen na een eerste afwijzing nog éénmaal door de aanvrager worden heringediend.

Uitzondering 1: voor aanvragen die, ondanks een meerderheid van stemmen in de beoordelingscommissie, werden afgewezen omwille van budgettaire redenen, geldt dat zij door deze afwijzing geen indieningskans verliezen.

Heringediende aanvragen moeten steeds een nota bevatten over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag (op hoofdlijnen, niet letterlijk). Bij voorkeur bevat deze nota ook een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.

Na twee opeenvolgende afwijzingen kan een aanvraag niet meer bij de beoordelingscommissies van het VAF worden ingediend. Overschakelen naar een andere beoordelingscommissie dan degene waar het project definitief werd afgewezen is niet mogelijk.

Indien je gegronde redenen meent te hebben om deze beslissing aan te vechten, kan je overwegen om een bezwaar in te dienen, dat wordt behandeld door een bezwaarcommissie. Deze bezwaarcommissie beraadslaagt drie keer per jaar over de ingediende bezwaarschriften.

Een bezwaarschrift kan éénmaal per project worden ingediend. Bezwaarschriften kunnen enkel ingediend worden na definitieve afwijzing (dus normaal gezien na twee opeenvolgende afwijzingen), en dit binnen 45 kalenderdagen na mededeling van de beslissing over de steunaanvraag in kwestie.

Als je bezwaarschrift ontvankelijk wordt verklaard, neemt de bezwaarcommissie dit in behandeling en brengt ze na een hearing met de aanvrager een advies uit voor de Raad van Bestuur, die beslist. Na deze fase is de bezwaarprocedure definitief afgesloten.

Meer informatie over de bezwaarprocedure, de bezwaarcommissie en definitieve afwijzing vind je in ons reglement.