Voor wie

Komen in aanmerking voor steunaanvragen bij het VAF:

• Rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in Vlaanderen op het moment van de uitbetaling van de steun. Deze rechtspersoon is de Vlaamse producent van het project.

De steunaanvrager moet onafhankelijk zijn conform artikel 2, 49° van het Mediadecreet. Voor meer info kan je hier terecht.

Geen steun voor ondernemingen in moeilijkheden!

De steun die door het VAF wordt toegekend, kadert binnen de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie. Deze context brengt bepaalde beperkingen met zich mee. Zo mag volgens de Europese regels een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Dit moment van steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun en promotiesteun is dit al op het ogenblik van de goedkeuring van de steun door het VAF. Voor ontwikkelings- en productiesteun is dit later, meer bepaald op het ogenblik van goedkeuring van het zogenaamde technisch dossier. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft immers slechts een principiële toezegging. De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier dat de producent indient eens de financiering van het project is afgerond en het project in productie kan gaan.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Voor wat

Voor Ket&Doc zijn we op zoek naar projecten waarin de wereld bekeken wordt door de ogen van een kind. Het kind en de manier waarop hij/zij naar zijn/haar realiteit kijkt, staat dus centraal in de film.

Houd rekening met volgende specifieke richtlijnen:

• We zijn op zoek naar echte documentaires, niet naar scripted reality.
• Het doelpubliek zijn kijkers van 9 tot 12 jaar.
• Op de personages staat geen leeftijdslimiet.
• Je film zal 15 minuten duren.

Vanaf 2025 bedraagt de productiepremie 37.500 euro productiesteun. Ketnet legt 12.500 euro bij.

Je mag voor je project extra financiering zoeken, bv. via Tax Shelter, maar dit mag geenszins de timing van oplevering van de film in het gedrang brengen. Indien je voor je project eerder al steun van het VAF ontving, wordt deze in principe van de 37.500 euro afgetrokken.

Staatssteun

Elke bijdrage van het VAF geldt als staatssteun, d.w.z. steun van de overheid. Algemeen wordt gesteld dat de staatssteun maximaal 50% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie mag bedragen. De opgetelde percentages staatssteun noemt men de steunintensiteit. Voor coproducties die door meer dat één lidstaat van de E.U. worden gefinancierd en waarbij producenten uit meer dan één lidstaat betrokken zijn, geldt een maximum van 60%.

Uitzondering: Steun tot 80% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie is mogelijk voor:

• Fictie- en animatieseries: lowbudget series (zijnde series met een totaal budget lager dan € 2,5 miljoen), debuutseries, jeugdseries, auteursseries, Nederlandstalige series en series die gebaseerd zijn op een onderwerp dat een aanknopingspunt heeft met de Vlaamse culturele identiteit of het Vlaamse cultuurpatrimonium en erfgoed, of gebaseerd zijn op een Nederlandstalig werk
• Documentaireseries, indien het creaties betreft die een opmerkelijke artistieke of culturele waarde hebben
• Webseries

Het totaal van de door het VAF toegekende steun mag, opgeteld bij eventuele andere staatssteun (bv. door publieke Fondsen uit andere landen en regio’s, tax shelter), het maximumpercentage staatssteun niet overschrijden. Steun van Eurimages en Creative Europe telt niet mee als staatssteun.

Een aanvraag dien je in via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover vind je in de gebruikershandleiding.

Check alvorens een aanvraag in te dienen zeker even de do’s-and-don’ts bij steunaanvragen en de financiële gids.

Visiemateriaal bijvoegen m.b.t. dit project of eerder werk van de makers is niet verplicht, maar bevelen we sterk aan.

Vergeet in je budget niet de kosten voor ondertiteling op te nemen.

Je vult op MyVAF de juiste aanvraagmodule in en voegt er een aantal bijlagen bij.
Voor aanvragen Ket & Doc productiesteun zijn dit volgende bijlagen:

LUIK A

• het financieringsplan. Het is verplicht om hiervoor het standaardformulier van het VAF te gebruiken. (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• het budgetoverzicht. Het is verplicht om hiervoor het standaardformulier van het VAF te gebruiken. (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een samenvatting van het verhaal/het project (Synopsis), maximum 1 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de intentieverklaring van de producent over de keuze van het project, de productionele en financieringsaanpak en de plaatsing in de markt, maximum 2 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de intentieverklaring van de regisseur/scenarist over de keuze van het onderwerp, de stijl, de structuur en de visuele aanpak, maximum 2 blz. A4, visuele elementen niet meegerekend (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• De inclusie-aanpak. Het VAF verwacht dat aanvragers nadenken en aangeven hoe binnen hun aanvraag plaats wordt - of kan worden - gemaakt voor diversiteit en inclusie. Meer uitleg en denkpistes zijn te vinden op onze website (maximum 2 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een gedetailleerde beschrijving van het project onder de vorm van een scenario (Max. 15 pagina’s, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• indien van toepassing: een voorstelling van de belangrijkste personages met een korte karakterschets - maximaal 1/2 blz. A4 per personage. Indien gewenst mogen de personagebeschrijvingen ook opgenomen worden in de beschrijving van het project.
• indien het scenario een adaptatie is van een reeds bestaand werk (roman, toneelstuk, etc.), moet ook een bewijs worden bijgevoegd waaruit blijkt dat een optie op de rechten tot bewerking van het originele werk verworven is. Bij een eerste indiening vragen wij ook om één exemplaar van het originele werk mee te leveren.
• CV van de regisseur(s)/scenarist(en), maximum 2 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de Vlaamse hoofdproducent, maximum 2 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de statuten van het productiehuis indien het gaat om een eerste aanvraag of in het geval de statuten sindsdien gewijzigd zijn (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• indien gewenst: bijkomende relevante documenten (bv. een moodboard) (enkel in PDF, maximum 20 MB)

LUIK B (verplicht voor zover van toepassing)

• het budgetdetail. Hiervoor kan vrijblijvend het standaardformulier van het VAF gebruikt worden (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de contracten m.b.t. de auteursrechten en de auteursprestaties (regisseur en scenarist) (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de voorakkoorden met betrokkenen (enkel in PDF, maximum 20 MB)

De aanvraag moet een volledig beeld geven van het te realiseren project.

Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen zijn in het Nederlands of naar het Nederlands vertaald. Meer bepaald moeten scenario’s, synopsissen, treatments, intentieverklaringen, personagebeschrijvingen, inhoudelijk en visueel opzet of concept, statuten productiehuis in het Nederlands worden ingediend. Je mag ook scenario’s in andere talen indienen, maar enkel samen met een Nederlandse vertaling. We aanvaarden daarentegen wel cv’s, contracten en documenten m.b.t. de financiering in het Frans of Engels (zonder Nederlandse vertaling).

Traject van een aanvraagdossier

Een aanvraag dien je in door een dossier aan te maken en te uploaden via het MyVAF-portaal. Daarbij hou je rekening met de VAF-deadlines voor indiening van aanvragen. Vervolgens controleert een projectbeheerder bij het VAF of je aanvraag ontvankelijk is.

Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor advies overgemaakt aan de leven van de jury.

Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneem je dit via e-mail, met de nodige uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is.

Indien er in het aanvraagdossier nog beperkte aanvullingen en/of aanpassingen moeten gebeuren, is je aanvraag voorlopig onontvankelijk. Je krijgt in dat geval een termijn van 2 werkdagen na kennisgeving door het VAF om het dossier in orde te brengen. Als dit lukt, wordt je aanvraag ontvankelijk. Zo niet, is je aanvraag onontvankelijk voor deze deadline.

Advies: jury

De selectieprocedure gebeurt op basis van het advies van een jury, waarin de vaste partners van dit project (VAF, Ketnet en JEF) zijn vertegenwoordigd. Deze jury selecteert maximum vijf projecten.

Beslissing: Raad van Bestuur

De vergadering van de jury leidt tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

Vooraf dien je het volgende te weten.

De Vlaamse dienstenverdelers en niet-lineaire televisieomroeporganisaties zijn verplicht om te investeren in audiovisuele producties, volgens een decreet van de Vlaamse regering. Deze investering kan rechtstreeks gebeuren, in projecten die ze zelf uitkiezen, of door de verplichte bijdrage te storten aan het VAF.

Omdat de door het VAF/Mediafonds toegekende steun deels afkomstig is van de bijdragen van een aantal dienstenverdelers en niet-lineaire televisieomroeporganisaties aan het VAF, is deze toekenning wettelijk onderworpen aan een aantal dwingende voorwaarden en regels die door de producent moeten vervuld worden onmiddellijk na de steuntoekenning door het VAF. Denk eraan om dit asap in orde te brengen indien je ontwikkelings- of productiesteun hebt ontvangen.

Contract

De beslissing van het VAF is een principieel akkoord dat onderworpen is aan de goedkeuring van het technisch dossier. Met dat technisch dossier kom je terug naar het VAF op het moment dat minstens 75% van de externe financiering van het project bevestigd is en het project draaiklaar is. Voor minoritair Vlaamse projecten en bij van productiesteun na start opnames moet de financiering volledig bevestigd zijn tegen het technisch dossier. Met het oog op de definitieve toekenning en de opmaak van het contract moet je, binnen een termijn van maximaal 18 maanden na deze principiële toekenning, een definitief technisch dossier indienen – online te bezorgen via het MyVAF-account van de aanvrager.

Je moet op dit moment ook het ISAN-Nummer van het project onder het reeds vernoemde tabblad invullen. ISAN (International Standard Audiovisual Number) is een nummersysteem en metadataschema voor de unieke en eenvormige identificatie van audiovisuele werken.

Neem zeker onze financiële gids door bij het opstellen van je technisch dossier.

Op basis van dit technisch dossier wordt een contract met het VAF opgesteld. Vervolgens zullen wij je dit contract via e-mail bezorgen.

Na ondertekening hiervan wordt het contract door jou opgeladen via MyVAF en zal de eerste schijf van de productiesteun worden uitbetaald.

Opgelet:

Ondernemingen in moeilijkheden

De steun die door het VAF wordt toegekend, kadert binnen de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie. Deze context brengt bepaalde beperkingen met zich mee. Zo mag volgens de Europese regels een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Dit moment van steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun en promotiesteun is dit al op het ogenblik van de goedkeuring van de steun door het VAF. Voor ontwikkelings- en productiesteun is dit later, meer bepaald op het ogenblik van goedkeuring van het zogenaamde technisch dossier. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft immers slechts een principiële toezegging. De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier dat de producent indient eens de financiering van het project is afgerond en het project in productie kan gaan.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Staatssteun

Elke bijdrage van het VAF geldt als staatssteun, d.w.z. steun van de overheid. Algemeen wordt gesteld dat de staatssteun maximaal 50% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie mag bedragen. De opgetelde percentages staatssteun noemt men de steunintensiteit. Voor coproducties die door meer dat één lidstaat van de E.U. worden gefinancierd en waarbij producenten uit meer dan één lidstaat betrokken zijn, geldt een maximum van 60%.

Uitzondering: Steun tot 80% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie is mogelijk voor:

• Fictie- en animatieseries: lowbudget series (zijnde series met een totaal budget lager dan € 2,5 miljoen), debuutseries, jeugdseries, auteursseries, Nederlandstalige series en series die gebaseerd zijn op een onderwerp dat een aanknopingspunt heeft met de Vlaamse culturele identiteit of het Vlaamse cultuurpatrimonium en erfgoed, of gebaseerd zijn op een Nederlandstalig werk
• Documentaireseries, indien het creaties betreft die een opmerkelijke artistieke of culturele waarde hebben
• Webseries

De steunintensiteit moet worden gerespecteerd vanaf de aanvraag voor ontwikkelingssteun.

Het totaal van de door het VAF toegekende steun mag, opgeteld bij eventuele andere staatssteun (bv. door publieke Fondsen uit andere landen en regio’s, tax shelter), het maximumpercentage staatssteun niet overschrijden. Steun van Eurimages en Creative Europe telt niet mee als staatssteun.

Voor coproducties waarbij de VAF-bijdrage minoritair is, volgt het VAF de steunintensiteitsregels die van toepassing zijn in het majoritaire territorium, voor zover deze conform de Europese regelgeving zijn. Indien deze regels afwezig zijn, houdt het VAF zijn eigen regels aan.

Betaalschijven

De productiepremie wordt in drie schijven uitbetaald:

• Een eerste schijf van 60 % bij de ondertekening van huidige overeenkomst en nadat de Producent het technisch dossier voor het project via zijn MyVAF-account heeft ingediend, waarin alle definitieve overeenkomsten en contracten m.b.t. het financieringsplan zijn opgenomen, waardoor voldoende werd aangetoond dat de financiering effectief zal kunnen gerealiseerd worden (minstens 75% externe financiering bevestigd);
• Een tweede schijf van 30 % na de beëindiging van de opnamen (principal photography) van het project, op voorwaarde dat de producent de volgende documenten via zijn MyVAF-account aanlevert en minstens 95% van de externe financiering bevestigd is:
  • een gedetailleerd draaiplan;
  • een inhoudelijk verslag. Dit is een beknopte beschrijving van de uitvoering en/of huidige stand van zaken van de (pre)productiefase. Je geeft een update van de evolutie van je aanvraag sinds het laatste contact met het VAF. Je kan hier ingaan op o.a.:
    • het verloop van de (pre)productiefase en de opnamen
    • eventuele belangrijke veranderingen aan het project (artistiek, praktisch, budget/financiering)
    • eventuele vertragingen en verdere vooruitzichten voor de productiefase
    • de afronding van de productie en resultaat van de werkzaamheden
    • vooruitzichten voor de afwerking en eerste vertoning van het project
  • een tussentijds financieel verslag (standaardformulier verplicht te gebruiken, zie 'reglement en downloads' onderaan) en de nog noodzakelijke financieringsbewijzen;
  • een afschrift van de verzekeringspolis waaruit blijkt dat het originele negatief, de mastertapes en de geluidsband tijdens de hele duur van de productie verzekerd zijn tegen alle risico’s;
  • een afschrift van de verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid van de producent ten overstaan van derden in geval van lichamelijke en materiële schade, schade veroorzaakt door brand of ontploffingen inbegrepen, voor de periode van de opnamen;
• Een derde schijf van 10 % na:
  • Het indienen van de nodige documenten voor de eindafrekening van het project via de MY-VAF account van de producent en de goedkeuring ervan door het VAF, het opleveren van de nodige deliverables en deponering van het gevraagde materiaal bij het Koninklijk Belgisch Filmarchief. Uitgebreidere info vind je verder onder ‘Deliverables, deponering & verplichte vermeldingen’ en ‘Eindafrekening’.
  • Het toepassen van de principes duurzaam filmen en het indienen van de ingevulde CO2-calculator met daarin alle relevante data m.b.t. transport, elektriciteitsproductie, elektriciteitsafname, verwarming, afval, catering en hotels. Het VAF werkt momenteel binnen een Europees verband aan een nieuwe, universele, meer flexibele calculator die ook handiger is voor de niet-fictiecategorieën. Deze wordt verplicht ingevoerd vanaf 2022 voor alle majoritair Vlaamse projecten die productiesteun ontvingen. Het gebruik van de huidige CO2-calculator blijft in afwachting daarvan verplicht voor (middel)lange fictiefilms en fictieseries (tv). Voor alle andere categorieën en formaten is dit optioneel tot de invoering van de nieuwe calculator. Alle relevante info met betrekking tot duurzaam filmen en het in te vullen sjabloon zijn terug te vinden onder Duurzaam filmen / CO2 calculator. De ingevulde calculator wordt in samenspraak met de duurzaamheidscoördinator online ingediend via de MyVAF-account van de producent.

Bepaalde schijven kunnen indien nodig, en op voorwaarde van het opleveren van de noodzakelijke documenten, tegelijk opgevraagd worden.
Neem hiervoor contact op met de betrokken projectbeheerder.

Indien we je bij de goedkeuring van je aanvraag ook facultatieve of verplichte coaching toekenden, moet je contact opnemen met de betrokken projectbeheerder van het VAF.

In de eerste plaats stelt het VAF mogelijke coaches uit de VAF-coachingpool voor. Ga vooraf alvast eens kijken naar de profielen en competenties van onze coaches.

De projectbeheerder bespreekt met jou de keuze van de coach. Dit wordt samen beslist. Het VAF vergoedt de coach.

Advies m.b.t. promotie

We vragen je om onmiddellijk na indiening van het technisch dossier contact op te nemen met onze communicatie- en promotieafdeling Flanders Image (tel: 02 226 06 30 of cdeschutter@vaf.be). Ons promotieteam kan je immers adviseren i.v.m. de positionering van je project in het buitenland. De contactname met Flanders Image is noodzakelijk om de definitieve toekenning van de goedgekeurde productiesteun te krijgen.

Nederlandstalige ondertiteling

Voor alle majoritair Vlaamse projecten die van het VAF productiesteun ontvingen, moet Nederlandstalige ondertiteling voorzien worden. Dit geldt ook voor Nederlands gesproken producties. Deze ondertiteling is immers belangrijk om ook personen met een auditieve beperking te laten genieten van de film of serie.
Denk eraan om deze kost op te nemen in het budget bij indiening van het technisch dossier (rubriek TAALVERSIES).

Als je steun van het VAF ontvangt, verbind je je er contractueel toe om rekening te houden met volgende verplichtingen rond:

• het vermelden van de VAF-steun op generieken, promotiemateriaal en dergelijke
• het aanleveren van deliverables aan het VAF
• het deponeren van je afgewerkt project bij Cinematek

Meer info over de deliverables en verplichtingen t.o.v. de vaste partners van Ket & Doc, Ketnet & JEF, kan je terugvinden in de infobundel die je in de loop van het traject zal ontvangen.

De producent moet via zijn MyVAF-account voor zijn eindafrekening onderstaande documenten overmaken aan het VAF:

• De eindafrekening samen met een accountantsverslag en een overzicht van de uiteindelijke financiering van het project (aan de hand van het standaard financieringsplan van het VAF). Deze afrekening moet gedetailleerd zijn. De afrekening moet gebeuren volgens de rubrieken uit het budgetformulier van het VAF. Per rubriek moet elk verantwoordingsstuk afzonderlijk worden opgelijst en beschreven aan de hand van minimaal het volgnummer dat verwijst naar de boekhouding van de producent. De boekhouding van de producent kan ter ondersteuning van de controlewerkzaamheden opgevraagd worden.
  In het accountantsverslag moet verplicht worden meegedeeld of alle creditnota’s met betrekking tot het project in mindering werden gebracht.;
• De Belgische distributieovereenkomst (indien van toepassing);
• De overeenkomst met de sales agent (indien van toepassing);
• De distributieovereenkomst m.b.t. de territoria van de coproducent(en) (indien van toepassing).

Check in de financiële gids zeker nog even alle afspraken op basis waarvan de afrekening moet worden opgemaakt en de controle zal worden gevoerd.

Voor projecten die effectief gerealiseerd worden is de VAF-steun eigenlijk geen pure subsidie maar een conditioneel terugbetaalbare, interestloze lening. Dit wil zeggen dat er uit de exploitatie-ontvangsten onder bepaalde voorwaarden moet terugbetaald worden aan het VAF tot op het punt dat de steun volledig is gerecupereerd. M.a.w. als het VAF volledig is terugbetaald, stopt de verplichting.

Het bedrag dat maximaal moet terugbetaald worden is de gecumuleerde creatiesteun. Het gaat dus om volgende soorten ontvangen steun die worden opgeteld om het terug te betalen bedrag en het aandeel van het VAF in de financiering te berekenen: scenario, ontwikkeling, productie en/of productiesteun na start opnames.

Je moet echter niet vanaf de eerste euro inkomsten beginnen terugbetalen. Eerst is er soms een split met je coproducenten en sowieso kunnen bepaalde kosten worden afgetrokken en bepaalde delen van de financiering aan andere, prioritaire partijen terugbetaald. Op wat dan overblijft wordt het procentueel aandeel van het VAF in de financiering toegepast. Tegen het ogenblik dat het VAF aan de beurt komt, kan het zijn dat er geen exploitatie-inkomsten over zijn. Dan betaal je het VAF niet terug. We vragen wel tot 5 jaar na eerste exploitatie een jaarlijkse afrekening. Het zou immers kunnen dat je in bv jaar 3 wel inkomsten hebt waarin het VAF kan meedelen.

De toegekende productiepremie is dus eigenlijk een voorschot op exploitatie-inkomsten, terugbetaalbaar aan het VAF uit de netto-ontvangsten van het project.

Hieronder vind je meer uitleg over wat je mag aftrekken:

Bij de berekening van de netto-ontvangsten mogen voorverkopen en minimum garanties die in het financieringsplan van het project staan, in mindering worden gebracht. Deze moeten concreet worden bewezen bij de eindafrekening.

Bij de verdeling van de netto exploitatie-inkomsten staat het VAF de prioritaire terugbetaling van volgende financiers toe:

• De risicofinanciering van de Producent in kapitaal;
• Andere externe risicofinanciering in kapitaal en rendement. Het reëel uitbetaalde rendement wordt aanvaard tot een maximum intrestvoet van EURIBOR 1 jaar + 4% op jaarbasis;
• De participaties van de artistieke, de technische en de productieploeg en van de Producent ;
• De financiering afkomstig van Eurimages en Belgische economische filmfondsen volgens de gangbare normen, voor zover deze effectief prioritair moeten worden terugbetaald.

Eventuele andere prioritaire terugbetalingsposities die door de Producent werden toegestaan, zijn niet tegenstelbaar aan het VAF (en dienen dus door de Producent uit zijn eigen deel te worden geregeld).

De volledige terugbetalingsmodaliteiten worden beschreven in het contract tussen de aanvrager en het VAF.

De terugbetaalde bedragen worden door het VAF normaal gezien opnieuw in de beoordelingscommissies ingezet, dus besteed aan nieuwe aanvragen.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

Afgewezen aanvragen voor Ket & Doc productiesteun kunnen niet worden heringediend.