De steun is bestemd voor recente, majoritair door het VAF/Mediafonds gesteunde creaties in de categorieën animatie, documentaire, fictie en Innovatielab, die officieel uitgenodigd zijn voor specifieke festivals of genomineerd zijn voor specifieke tv-prijzen.

• De creatie dient majoritair door het VAF gesteund te zijn;
• Het betreft steeds de wereld-, internationale-, of continentale première (bv. Azië, Noord-Amerika,...);
• Alle festivalpremières waarvoor ondersteuning wordt aangevraagd, moeten plaatsvinden binnen de 12 maanden van de wereldpremière van het werk;
• Op het moment waarop de aanvraag wordt ingediend, dient de aanvrager in orde te zijn met de fiche op de Flanders Image-website en de levering van de vereiste materialen voor screener.be.

De maximumbedragen zijn afhankelijk van het type selectie. Hier geldt het principe van de cofinanciering. Elke euro promotiesteun dient door de producent gematcht te worden.

Festivals

• A-list-festivals: 24.000 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 6.000 euro (voor verdere premières op andere festivals of selecties op strategische festivals) voor lange creaties; 9.000 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 3.000 euro (voor verdere premières op andere festivals of selecties op strategische festivals) voor bijvoorbeeld webseries, en andere creaties binnen het Innovatielab;
• Strategische festivals: 9.000 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 3.000 euro (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor lange creaties; 3.000 euro (volledig aan te wenden op het festival in kwestie) en 1.200 euro (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor bijvoorbeeld webseries, en andere creaties binnen het Innovatielab;
• andere festivals: max. 550 euro voor festivals binnen de EU, de EER en de EVA; max. 950 euro voor festivals buiten de EU, de EER en de EVA. Per creatie kan deze tussenkomst maximaal tweemaal worden aangevraagd indien het telkens gaat om een wereld-, internationale-, of continentale première en op voorwaarde dat de creatie eerder nog geen promotiesteun voor een top- of strategisch festival heeft ontvangen. Het gaat hier om een forfait waar het principe van de cofinanciering niet geldt. Uit budgettaire overwegingen kunnen makers van series uitgenodigd voor A-of strategische festivals voor deze regeling kiezen. Deze keuze dient bij de aanvang, dus bij de eerste festivalselectie te gebeuren en is onomkeerbaar.

Tv-prijs

• (International) Emmy Awards: max. 30.000 euro per creatie

De Vlaamse hoofdproducent of de tv-maker (showrunner of regisseur) kan een aanvraag indienen.

Hou er altijd rekening mee dat internationale promotiesteun wordt ingezet om de specifieke expertise van derden in te huren voor wat betreft de promotie op het geselecteerde festival of bij nominatie van een tv-prijs.
Met derden wordt bedoeld dat deze onafhankelijk zijn, en niet op de paylist voorkomen van of verbonden zijn met de producent en de exploitatie van het werk.
Voor acties waarvoor promotiesteun wordt aangevraagd en verkregen (van festivalselecties tot Emmy-nominaties) dienen zowel het VAF als Flanders Image duidelijk vermeld te worden op alle hiervoor aangemaakte en verspreide communicatievormen, zowel in print als digitaal, on-site als online.
Hierbij gelden de normale regels wat vermelding betreft: met logo van zodra één andere partij (ongeacht dewelke) met logo wordt vermeld, tekstueel indien alle andere partijen slechts tekstueel worden vermeld, tekstueel én met logo van zodra één partij zo wordt vermeld.
Als richtlijn verwijzen we naar de handleidingen op deze website 'Vermeldingen, logo's & leader' van het VAF/Mediafonds. Het slechts deels of niet naleven van de logo-en communicatieverplichtingen door de aanvrager en/of derden zoals sales agents, distributeurs, partners,...kan leiden tot de vertraagde, gedeeltelijke of niet uitbetaling van promotiesteun of de terugvordering ervan.

Enkel de door VAF aanvaarde kosten die gemaakt worden n.a.v. het festival/prijs komen in aanmerking. Alle basispromotiekosten horen thuis onder productiesteun en komen dus niet in aanmerking voor internationale promotiesteun.
Onder basispromotie verstaan we alle acties, inspanningen en materialen die niet rechtstreeks verband houden met, of noodzakelijke zijn in functie van het festival/prijs.

Advertenties, affichage, bannering
Online advertenties in vak- of festivalpublicaties ter kennisgeving en/of ondersteuning van de voorstelling op het festival, alsook digitale affichage of bannering ter plaatse/op het festival.

Cross- en sociale media
Initiatieven op het vlak van cross- en sociale media ter promotie van de creatie in aanloop van en tijdens het festival/prijs worden aanvaard. Kosten verbonden aan het inhuren van een socialmediamanager, de creatie van specifiek in aanloop van en tijdens het festival aan te wenden socialmediacontent, alsook betalende advertenties op sociale media. Het onderscheid tussen de festival/awardscampagne en deze door bijvoorbeeld vertoning in de lokale (Belgische) markt dient duidelijk aantoonbaar te zijn.

DCP monitoring fee
Enkel de kosten aangerekend door het festival of door een bedrijf in opdracht van het festival ter plaatse om de DCP vooraf technisch te controleren en op te nemen in het systeem.

DCP voor festivalvertoning
De productie van één DCP wordt als promotiekost aanvaard. Indien uitdrukkelijk verzocht door het festival, kan ook de kostprijs van een tweede DCP (of van een alternatieve drager) worden ingebracht. Deze tweede DCP (of alternatieve drager) wordt na vertoning op het festival onmiddellijk eigendom van het VAF.

Electronic Press Kit (EPK)
Hieronder worden zowel de selectie en het beschikbaar maken als de eventuele ondertiteling van de materialen (interviews, beeldfragmenten, internationale trailer, making of, ...) verstaan. Ook de aanmaak van een internationale trailer, specifiek voor het festival, wordt aanvaard. Deze EPK en internationale trailer kunnen slechts voor maximaal één festival worden ingebracht. Belangrijk: kosten gerelateerd aan het aanmaken van de making of worden niet aanvaard. Deze vallen integraal onder de productiekosten.

Gadgets
Kleine gadgets of snoepwaren ter promotie en het verwerven van zichtbaarheid voor de creatie op het festival kunnen in het promotiebudget worden opgenomen. De aanvrager draagt er zorg voor dat deze gadgets voorzien zijn van een waarschuwing indien gevaarlijk voor bv. kinderen of andere groepen. Het VAF spoort aanvragers ook aan tot het kiezen van duurzame opties zowel op het vlak van het milieu als op het gebied van fabricage- en handelspraktijken (fair trade).

Hotelaccommodatie
Extra hotelovernachtingen en ontbijt, niet vergoed door het festival, voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent en/of uitvoerend producent, de Vlaamse scenarist/showrunner, de Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department zoals de DOP, monteur, componist. In geval van twijfel is de functie vermeld op de generiek doorslaggevend. De namen moeten met functie op de generiek staan vermeld. Voor functies die niet in de voornoemde opsomming opgenomen zijn, neemt men steeds ruim op voorhand contact op met Flanders Image.
Bijkomende hotelkosten zoals minibar, roomservice, stomerij enz. worden niet aanvaard. Deze worden via de per diems gedekt.

Markt- en industriescreenings
Markt- of industriescreenings zowel on-site als online tijdens het festival waarvoor de creatie is geselecteerd, met het oog op de internationale verkoop en de verdere festivalcarrière van de creatie.

Ondertiteling (incl. vertaling)
Indien in een officieel schrijven van het festival als voorwaarde gesteld, worden de kosten verbonden aan de ondertiteling in de door het festival gewenste en bij projecties gebruikte taal aanvaard. Het elektronisch bestand met de ondertitelingslijst wordt onmiddellijk na afwerking geleverd aan het VAF.

Per diems
Maximaal 75 euro per persoon, per dag binnen de EU en maximaal 90 euro per persoon, per dag voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent en/of de uitvoerend producent, de Vlaamse scenarist/showrunner en/of de Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department. De namen moeten met functie op de generiek staan vermeld. Voor functies die niet in de voornoemde opsomming opgenomen zijn, neemt men steeds ruim op voorhand contact op met Flanders Image.
Deze vervangen dagelijkse uitgaven ter plaatse, zoals maaltijden, minibar, roomservice, stomerij, plaatselijk vervoer, enz. Als bewijs voor de per diems geldt een verklaring van de begunstigde dat deze voor het verblijf tijdens het festival deze per diems heeft ontvangen van het productiebedrijf.

Persbrochures (Press Kit)
Hieronder wordt zowel de externe redactie, de vertaling, de vormgeving als de aanmaak van een persmap voor gebruik naar aanleiding van de buitenlandse festivalselectie (digitaal en/of print) verstaan. De redactie en de vertaling van de Vlaamse persbrochure komt niet in aanmerking. Van zodra beschikbaar (dus nog voor de festivalvertoning) wordt de persmap digitaal aangeleverd aan Flanders Image, en dit in alle aangemaakte taalversies.

Persverantwoordelijke (publicist)
Hieronder wordt een onafhankelijke persoon (of bedrijf) verstaan die in aanloop van het festival en op het festival instaat voor het genereren van internationale media- en persbelangstelling voor de creatie en zijn makers. Verwacht wordt dat de ingehuurde publicist de nodige ervaring op het festival kan voorleggen. Zowel het honorarium als de door deze persoon gemaakte (bewijsbare) kosten komen in aanmerking. Reis- en hotelkosten met betrekking tot het festival maken deel uit van het honorarium en zijn dus voor rekening van de publicist. Kosten verbonden aan een specifiek voor de Belgische pers ingehuurde publicist worden niet aanvaard. Deze komen normaal ten laste van de omroep en/of de producent.

Premièrefeest, -receptie of -diner/lunch
Een evenement naar aanleiding van de officiële voorstelling van de creatie op het festival, waar bv. pers en/of andere professionele festivalbezoekers (aankopers, curatoren...) op worden uitgenodigd.

Promotioneel drukwerk
De aanmaak en productie van affiches, flyers, postkaarten, stickers, enz. komen in aanmerking, net als de distributie (bv. plakploeg, promoteam...) ter plaatse, met uitzondering van alle materialen die in eerste instantie bedoeld zijn voor de uiteindelijke release van de creatie in België. Om als kost aanvaard te worden dient de affiche bijvoorbeeld wezenlijk te verschillen van deze voor de nationale campagne om in aanmerking te komen. Het VAF spoort aanvragers ook aan tot het kiezen van duurzame opties zowel op het vlak van het milieu als op het gebied van fabricage- en handelspraktijken (fair trade).

Strateeg
Bij nominatie van een creatie voor een prijs (Emmy) werkt een strateeg een strategisch plan en doelstellingen uit en helpt bij het in de praktijk zetten ervan. Zowel het honorarium als de door deze persoon gemaakte (bewijsbare, incidentele) kosten komen in aanmerking. Reis- en verblijfskosten met betrekking tot de nominatie kunnen hier niet inbegrepen worden en zijn onderdeel van het honorarium.

Submission fees
Eerder gemaakte kosten verbonden aan het inzending, registreren of kandidaat stellen (submission fees) van een creatie voor selectie of nominatie komen niet in aanmerking.

Transport van en naar festival
Transport voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent en/of uitvoerend producent, de Vlaamse scenarist/showrunner, de Vlaamse hoofdcast, de Vlaamse hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department, voor zover niet door het festival betaald. Partners van deze mensen komen niet in aanmerking, tenzij er specifieke redenen kunnen worden aangehaald, zoals begeleiding van een minderjarige of een persoon met een beperking. Dit dient vooraf te worden gemeld. In geval van twijfel is de functie vermeld op de generiek doorslaggevend. De namen moeten met functie op de generiek staan vermeld.

Het VAF spoort aanvragers aan tot het kiezen voor duurzame opties.

Transport [vertrek vanuit/aankomst in België]
Verplaatsingen naar en van Brussels Airport en de luchthavens van Charleroi, Antwerpen, Oostende, Parijs (CDG, Orly), Rotterdam, Schiphol… tussen 6 en 22 uur worden met het openbaar vervoer afgelegd, tenzij kan worden aangetoond dat het onmogelijk is om op het uur van aankomst of vertrek de bestemming te bereiken. Dit geldt tevens voor de treinstations van Brussel Zuid enz. Voor verplaatsingen per auto wordt de door de Vlaamse Overheid vastgelegde kilometervergoeding toegepast. Parkeerkosten in de Benelux (o.a. op luchthavens) worden nooit terugbetaald.

Voor verplaatsingen naar bestemmingen die rechtstreeks per trein vanuit Brussel bereikbaar zijn (zoals Amsterdam, Keulen, Londen, Parijs, …) en waarvan de totale reistijd minder dan vier uur bedraagt, geldt dat de trein steeds voorrang heeft op verplaatsingen per auto of vliegtuig.

Transport [aankomst/vertrek ter plaatse]
Ook voor verplaatsingen bij aankomst of vertrek in het buitenland gaat de voorkeur uit naar het openbaar vervoer. Vervoer per taxi (en via alternatieve diensten als Uber of Lyft) kan echter wel als kost worden ingebracht indien het gaat om de verplaatsing, bij aankomst en vertrek, tussen het station/luchthaven en het hotel.

Kosten verbonden aan lokale verplaatsingen worden door de per diem gecoverd.

Verzendkosten
Alleen verzendkosten met betrekking tot het festival, zoals het fysiek (met een erkend koerierbedrijf) of elektronisch versturen van de DCP of promotiematerialen, worden aanvaard.

Website
De kosten voor het toevoegen van een op het ogenblik van de officiële uitnodiging nog niet aanwezig internationaal/anderstalig luik aan de bestaande website, of de productie en lancering van een internationale/anderstalige website voor de creatie komen in aanmerking. Voorwaarde is wel dat het luik waarvan sprake volledig online is bij aanvang van het festival.

Overige
Uitgaven die niet vermeld of beschreven worden in het overzicht van de aanvaarde kosten, kunnen hier worden opgenomen. Opgelet: er dient hier vooraf contact te worden opgenomen met Flanders Image via e-mail.

De volledige aanvraag dient uiterlijk acht kalenderdagen voor de aanvang van het festival of de prijzenceremonie te worden ingediend.

A-list festivals

Strategische festivals

TV-prijs

Je dient een dossier in via het online platform MyVAF, volgens de richtlijnen die op dit platform worden aangegeven.

Bij goedkeuring van het dossier wordt het maximumbedrag vastgelegd.

De uitbetaling gebeurt in één keer na ontvangst van de eindafrekening en het verslag.

De eindafrekening bestaat uit een gedetailleerd overzicht, voorzien van het bewijsmateriaal van de reëel gemaakte kosten. Het bewijsmateriaal is overzichtelijk genummerd. Deze nummers verwijzen naar de kostenposten in het budget.

Het verslag maak je op basis van de volgende voorgeformuleerde vragen:

• Wat waren de belangrijkste doelstellingen voor de aanwezigheid op het festival of de awardceremonie?
• In hoeverre zijn deze doelstellingen verwezenlijkt?
• Heb je met jouw creatie een prijs gewonnen?
• Op welke manier was jouw creatie zichtbaar op het festival of de ceremonie?
• Vond je dat je voldoende werd geïnformeerd, zowel voor aanvang als tijdens het festival of de ceremonie?
• Bood het festival voldoende kansen voor netwerking met andere aanwezige professionals en de lokale industrie? (Ja/Nee, verklaar)
• Zie je dankzij de vertoning en contacten op het festival of de ceremonie verhoogde kansen voor de verkoop van jouw creatie? (Verklaar: bv. sales agent gevonden, interesse van aankopers, verkopen, ...)
• Zie je dankzij de vertoning en contacten op het festival of de ceremonie nieuwe mogelijkheden, opportuniteiten? (Verklaar: bv. in verband met toekomstige projecten, ...)
• Was er voldoende mediabelangstelling voor jouw geselecteerde creatie op het festival of de ceremonie? (Ja/Nee, illustreer met links of scans van artikels)
• Zou je dit festival of deze prijs aanbevelen en waarom?
• Heb je nog suggesties of opmerkingen?

Het jaarbudget voor internationale promotie is beperkt. Bepaalde regels of maxima kunnen tijdelijk worden opgeschort of gewijzigd indien het budget voor het einde van het kalenderjaar wordt bereikt.

Deze pagina bevat slechts de basisinformatie. In het deelreglement promotie van het VAF staan alle regels en voorwaarden in detail vermeld. Wie steun aanvraagt, verklaart zich akkoord met het volledige reglement.