Internationale promotiesteun voor films

De steun is bestemd voor recente, majoritair door het VAF/Filmfonds gesteunde creaties in alle categorieën (animatie, documentaire, fictie, FilmLab en Innovatielab, zowel voor kort, middellang als lang formaat) die officieel uitgenodigd zijn voor specifieke festivals of genomineerd zijn voor specifieke filmprijzen.

• De creatie dient majoritair door het VAF gesteund te zijn;
• Het gaat steeds om de wereld-, internationale of continentale première (bv. Azië, Noord-Amerika,...);
• Alle festivalpremières waarvoor ondersteuning wordt aangevraagd, moeten plaatsvinden binnen de 12 maanden van de wereldpremière van het werk;
• Op het moment waarop de aanvraag wordt ingediend, dient de aanvrager in orde te zijn met de fiche op de Flanders Image-website en de levering van de vereiste materialen voor screener.be.

De maximumbedragen zijn afhankelijk van het type selectie. Hier geldt het principe van de cofinanciering. Elke euro promotiesteun dient door de producent gematcht te worden.

Festivals

• A-list-festivals: 24.000 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 6.000 euro (voor verdere premières op andere festivals of selecties op strategische festivals) voor lange creaties; 9.000 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 3.000 euro (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor korte en middellange creaties, incl. creaties die een VAF Wildcard wonnen;
• Strategische festivals: 9.000 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 3.000 euro (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor lange creaties; 3.000 euro (volledig aan te wenden op het festival in kwestie) en 1.200 euro (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor korte en middellange creaties, incl. creaties die een VAF Wildcard wonnen;
• Andere festivals: max. 550 euro voor festivals binnen de EU, de EER en de EVA; max. 950 euro voor festivals buiten de EU, de EER en de EVA. Per creatie kan deze tussenkomst maximaal tweemaal worden aangevraagd indien het telkens gaat om een wereld-, internationale- of continentale première, en op voorwaarde dat de creatie eerder nog geen promotiesteun voor een top- of strategisch festival heeft ontvangen. Het gaat hier om een forfait waar het principe van de cofinanciering niet geldt. Uit budgettaire overwegingen kunnen makers van films uitgenodigd voor A-of strategische festivals voor deze regeling kiezen. Deze keuze dient bij aanvang, dus bij de eerste festivalselectie te gebeuren en is onomkeerbaar.

Filmprijzen

• Academy Awards (Oscars) Foreign Language-categorie: 30.000 euro bij aanstelling, 60.000 euro bij nominatie, 12.000 euro voor bijkomende nominaties;
  Bij andere filmcategorieën: 30.000 euro, 18.000 euro voor korte en middellange creaties - telkens bij nominatie.
• International Emmy Awards: max. 30.000 euro per creatie, bij nominatie.
• European Film Awards: 3.000 euro voor lange creaties, 1.200 euro voor korte en middellange creaties, bij nominatie.

Naar aanleiding van een speciaal filmprogramma

Een budget van 12.000 euro per jaar, aan te vragen door de hoofdorganisator van de eenmalige, door derden georganiseerde speciale focus, retrospectieve of hommage-programma met een duidelijk Vlaams thema of significant Vlaamse inbreng. Dit budget kan in zijn geheel worden toegekend aan een evenement of verdeeld worden over meerdere initiatieven.

De Vlaamse hoofdproducent of de filmmaker kan een aanvraag indienen. In het geval van een aanvraag voor een speciaal programma dient de organisator in.

Hou er altijd rekening mee dat internationale promotiesteun wordt ingezet om de specifieke expertise van derden in te huren voor wat betreft de promotie op het geselecteerde festival, bij nominatie van een filmprijs of in het kader van een retrospectieve.
Met derden wordt bedoeld dat deze onafhankelijk zijn, en niet op de paylist voorkomen van of verbonden zijn met de producent en de exploitatie van het werk.
Voor acties waarvoor promotiesteun wordt aangevraagd en verkregen (van festival-selecties tot Oscar-inzendingen) dienen zowel het VAF als Flanders Image duidelijk vermeld te worden op alle hiervoor aangemaakte en verspreide communicatievormen, zowel in print als digitaal, on-site als online.
Hierbij gelden de normale regels wat vermelding betreft: met logo van zodra één andere partij (ongeacht dewelke) met logo wordt vermeld, tekstueel indien alle andere partijen slechts tekstueel worden vermeld, tekstueel én met logo van zodra één partij zo wordt vermeld.

Als richtlijn verwijzen we naar de handleidingen op deze website 'Vermeldingen, logo's & leader' van het VAF/Filmfonds. Het slechts deels of niet naleven van de logo-en communicatieverplichtingen door de aanvrager en/of derden zoals sales agents, distributeurs, partners,...kan leiden tot de vertraagde, gedeeltelijke of niet uitbetaling van promotiesteun of de terugvordering ervan.

Enkel de door VAF aanvaarde kosten die gemaakt worden n.a.v. het festival/prijs komen in aanmerking. Alle basispromotiekosten horen thuis onder productiesteun en/of VMP en komen dus niet in aanmerking voor internationale promotiesteun.
Onder basispromotie verstaan we alle acties, inspanningen en materialen die niet rechtstreeks verband houden met, of noodzakelijk zijn in functie van het festival/de prijs.

Advertenties, affichage, bannering
Online advertenties in vak- of festivalpublicaties ter kennisgeving en/of ondersteuning van de voorstelling op het festival, alsook digitale affichage of bannering ter plaatse/op het festival.

Cross- en sociale media
Initiatieven op het vlak van cross- en sociale media ter promotie van de creatie in aanloop van, en tijdens het festival of prijzen worden aanvaard. Kosten verbonden aan het inhuren van een socialmediamanager, de creatie van specifiek in de aanloop van en tijdens het festival aan te wenden socialmediacontent alsook betalende advertenties op sociale media. Het onderscheid tussen de festival/awardscampagne en deze voor bv. release in de lokale (Belgische) markt dient duidelijk aantoonbaar te zijn.

DCP monitoring fee
De kosten aangerekend door het festival of door een bedrijf in opdracht van het festival ter plaatse om de DCP vooraf technisch te controleren en op te nemen in het systeem.

DCP voor festivalvertoning
De productie van één DCP wordt als promotiekost aanvaard. Indien uitdrukkelijk verzocht door het festival kan ook de kostprijs van een tweede DCP (of van een alternatieve drager) worden ingebracht. Deze tweede DCP (of alternatieve drager) wordt na vertoning op het festival onmiddellijk eigendom van het VAF.

Electronic Press Kit (EPK)
Hieronder worden zowel de selectie en het beschikbaar maken, als de eventuele ondertiteling van de materialen (interviews, beeldfragmenten, internationale trailer, making of, ...) verstaan. Ook de aanmaak van een internationale trailer, specifiek voor het festival wordt aanvaard. Deze dient wezenlijk te verschillen van de trailer voor binnenlandse release. De EPK en internationale trailer kunnen slechts voor maximaal één festival worden ingebracht. Belangrijk: kosten gerelateerd aan het aanmaken van de making of worden niet aanvaard. Deze vallen integraal onder de productiekosten.

Gadgets
Kleine gadgets of snoepwaren ter promotie en het verwerven van zichtbaarheid voor de creatie op het festival kunnen in het promotiebudget worden opgenomen. De aanvrager draagt er zorg voor dat deze gadgets voorzien zijn van een waarschuwing indien gevaarlijk voor bv. kinderen of andere groepen. Het VAF spoort aanvragers ook aan tot het kiezen van duurzame opties op het vlak van het milieu en op het gebied van fabricage- en handelspraktijken (fair trade).

Hotelaccommodatie
Extra hotelovernachtingen en ontbijt, niet vergoed door het festival, voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent en/of uitvoerend producent, de Vlaamse scenarist/showrunner, de Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department, zoals DOP, monteur, componist. In geval van twijfel is de functie vermeld op de generiek doorslaggevend. De namen moeten met functie op de generiek vermeld staan. Extra hotelkosten zoals minibar, room service, stomerij, enz. worden niet aanvaard. Deze worden via de per diems gedekt. Voor functies die niet in de voornoemde opsomming zouden opgenomen zijn, neemt men steeds ruim op voorhand contact op met Flanders Image.

Markt- en industriescreenings
Markt- of industriescreenings zowel on-site als online tijdens het festival waarvoor de creatie is geselecteerd, met het oog op de internationale verkoop en de verdere festivalcarrière van de creatie.

Ondertiteling (incl. vertaling)
Indien in een officieel schrijven van het festival als voorwaarde gesteld, worden de kosten verbonden aan de ondertiteling in de door het festival gewenste en bij projecties gebruikte taal aanvaard. Het elektronisch bestand met de ondertitelingslijst wordt onmiddellijk na afwerking geleverd aan het VAF.

Per diems
Maximaal 75 euro per persoon, per dag binnen de EU en maximaal 90 euro per persoon, per dag buiten de EU voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent en/of uitvoerend producent, de Vlaamse scenarist/showrunner en/of de Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department. In geval van twijfel is de functie vermeld op de generiek doorslaggevend. De namen moeten met functie op de generiek staan vermeld. Deze vervangen dagelijkse uitgaven ter plaatse, zoals maaltijden, minibar, room service, stomerij, plaatselijk vervoer, enz. Als bewijs voor de per diems geldt een verklaring van de begunstigde dat deze voor het verblijf tijdens het festival deze per diems heeft ontvangen van het productiebedrijf.

Persbrochures (Press Kit)
Hieronder wordt zowel de externe redactie, de vertaling, de vormgeving als de aanmaak van een persmap voor gebruik, naar aanleiding van de buitenlandse festivalselectie (in digitale- en/of printversie) verstaan. De redactie en vertaling van de Vlaamse persbrochure komt hier niet in aanmerking. Van zodra beschikbaar (dus nog voor de festivalvertoning) wordt de persmap digitaal geleverd aan Flanders Image, en dit in alle aangemaakte taalversies.

Persverantwoordelijke (publicist)
Hieronder wordt een onafhankelijke persoon (of bedrijf) verstaan die in aanloop van het festival én op het festival instaat voor het genereren van internationale media/persbelangstelling voor de creatie en zijn makers. Verwacht wordt dat de ingehuurde publicist de nodige ervaring op het festival kan voorleggen. Zowel het honorarium als de door deze persoon gemaakte (bewijsbare) kosten komen in aanmerking. Reis- en verblijfkosten met betrekking tot het festival maken deel uit van het honorarium en zijn dus voor rekening van de publicist.
Er dient een duidelijk onderscheid te zijn tussen de Belgische en de internationale pers. Kosten verbonden aan een specifiek voor de Belgische pers ingehuurde publicist worden niet aanvaard. Deze komen normaal ten laste van de distributeur en/of de producent.

Premièrefeest, -receptie, -diner of -lunch
Een evenement naar aanleiding van de officiële voorstelling van de creatie op het festival, waar bv. pers en/of andere professionele festivalbezoekers (aankopers, curatoren...) voor worden uitgenodigd.

Promotioneel drukwerk
De aanmaak en productie van affiches, flyers, postkaarten, stickers, enz. komen in aanmerking, net als de distributie (bv. plakploeg, promoteam...) ter plaatse, met uitzondering van alle materialen die in eerste instantie bedoeld zijn voor de uiteindelijke release van de creatie in België. Om als kost aanvaard te worden dient de affiche dient bijvoorbeeld wezenlijk te verschillen van deze voor de nationale campagne om in aanmerking te komen. Het VAF spoort aanvragers aan tot het kiezen van duurzame opties op het vlak van het milieu en op het gebied van fabricage- en handelspraktijken (fair trade).

Strateeg
Bij nominatie van een creatie voor een prijs (Academy Awards, European Film Awards, Emmy,...) werkt een strateeg een strategisch plan en doelstellingen uit en helpt bij het in de praktijk zetten van dat plan. Zowel het honorarium als de door deze persoon gemaakte (bewijsbare, incidentele) kosten komen in aanmerking. Reis- en verblijfkosten met betrekking tot de prijs maken deel uit van het honorarium en zijn dus voor rekening van de strateeg.

Submission fees
Eerder gemaakte kosten verbonden aan het inzenden, registreren of kandidaat stellen (submission fees) van een creatie voor selectie of nominatie komen niet in aanmerking.

Transport van en naar festival
Transport voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent en/of uitvoerend producent, de Vlaamse scenarist/showrunner, de Vlaamse hoofdcast, de Vlaamse hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department, voor zover niet door het festival betaald. Partners van deze mensen komen niet in aanmerking, tenzij er specifieke redenen kunnen worden aangehaald, zoals begeleiding van een minderjarige of een persoon met een beperking. Dit dient vooraf te worden gemeld. In geval van twijfel is de functie op de generiek doorslaggevend. De namen moeten met functie op de generiek staan vermeld.

Het VAF spoort aanvragers aan tot het kiezen voor duurzame opties.

Transport [vertrek vanuit/aankomst in België]:
Verplaatsingen naar en van Brussels Airport en de luchthavens van Charleroi, Antwerpen, Oostende, Parijs (CDG, Orly), Rotterdam, Schiphol, … tussen 6 en 22 uur, worden met het openbaar vervoer afgelegd, tenzij kan worden aangetoond dat het onmogelijk is om op het uur van aankomst of vertrek de bestemming te bereiken. Dit geldt ook voor de treinstations zoals Brussel Zuid enz. Voor verplaatsingen per auto wordt de door de Vlaamse Overheid vastgelegde kilometervergoeding toegepast. Parkeerkosten in de Benelux (o.a. op luchthavens) worden nooit terugbetaald.

Voor verplaatsingen naar bestemmingen die rechtstreeks per trein vanuit Brussel bereikbaar zijn (zoals Amsterdam, Keulen, Londen, Parijs, …) en waarvan de totale reistijd minder dan vier uur bedraagt, geldt dat de trein steeds voorrang heeft op verplaatsingen per auto of vliegtuig.

Transport [aankomst/vertrek ter plaatse]
Ook voor verplaatsingen bij aankomst of vertrek in het buitenland, gaat de voorkeur uit naar het openbaar vervoer. Vervoer per taxi, of via alternatieve diensten als Uber of Lyft, kan wel als kost worden ingebracht indien het gaat om de verplaatsing, bij aankomst en vertrek, tussen het station/luchthaven en het hotel.

Kosten verbonden aan lokale verplaatsingen worden door de per diem gecoverd.

Verzendingskosten
Alleen verzendingskosten met betrekking tot het festival, zoals het fysiek (met een erkend koerierbedrijf) of elektronisch versturen van de DCP of promotiematerialen, worden aanvaard.

Website
De kosten voor het toevoegen van een op het ogenblik van de officiële uitnodiging nog niet aanwezig internationaal/anderstalig luik aan de bestaande website, of de productie en lancering van een internationale/anderstalige website voor de creatie komen in aanmerking. Voorwaarde is wel dat het luik waarvan sprake is, volledig online is bij de aanvang van het festival.

Overige
Uitgaven die niet vermeld of beschreven worden in het overzicht van de aanvaarde kosten, kunnen hier worden opgenomen. Opgelet: er dient vooraf contact te worden opgenomen met Flanders Image via e-mail.

De volledige aanvraag dient uiterlijk acht kalenderdagen voor de aanvang van het festival of de prijzenceremonie te worden ingediend.

A-festivals

Strategische festivals

Bij goedkeuring van het dossier wordt het maximumbedrag vastgelegd.

De uitbetaling gebeurt in één keer na ontvangst van de eindafrekening en het verslag.

De eindafrekening bestaat uit een gedetailleerd overzicht, voorzien van het bewijsmateriaal van de reëel gemaakte kosten. Het bewijsmateriaal is overzichtelijk genummerd. Deze nummers verwijzen naar de kostenposten in het budget.

Het verslag maak je op basis van de volgende voorgeformuleerde vragen:

• Wat waren de belangrijkste doelstellingen voor de aanwezigheid op het Festival/ de Awardceremonie?
• In hoeverre zijn deze doelstellingen verwezenlijkt?
• Heb je met jouw creatie een prijs gewonnen?
• Op welke manier was jouw creatie zichtbaar op het festival of de ceremonie?
• Vond je dat je voldoende werd geïnformeerd, zowel voor aanvang als tijdens het festival of de ceremonie?
• Bood het festival voldoende kansen voor netwerking met andere aanwezige professionals en de lokale industrie? (Ja/Nee, verklaar)
• Zie je dankzij de vertoning en contacten op het festival of de ceremonie verhoogde kansen voor de verkoop van jouw creatie? (Verklaar: bv. sales agent gevonden, interesse van aankopers, verkopers,...)
• Zie je dankzij vertoning en contacten op het festival of de ceremonie nieuwe mogelijkheden, opportuniteiten? (Verklaar: bv. ivm toekomstige projecten, ...)
• Was er voldoende mediabelangstelling voor jouw geselecteerde creatie op het festival of de ceremonie? (Ja/Nee, specifieer met links/scans van artikels)
• Zou je dit festival of deze prijs aanbevelen en waarom?
• Heb je nog suggesties of opmerkingen?

Het jaarbudget voor internationale promotie is beperkt. Bepaalde regels of maxima kunnen tijdelijk worden opgeschort of gewijzigd indien het budget voor het einde van het kalenderjaar wordt bereikt.

Deze pagina bevat slechts de basisinformatie. In het deelreglement promotie van het VAF staan alle regels en voorwaarden in detail vermeld. Wie steun aanvraagt, verklaart zich akkoord met het volledige reglement.