Privacy policy

Jouw privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacybeleid, leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.

We hebben het hier over jou als gebruiker van onze diensten, onze leverancier van diensten en producten, of een betrokkene bij een organisatie die met ons in contact staat.

1.1. Vooraf

We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen. We leggen je ook uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je:

• onze diensten gebruikt
• vragen stelt via onze website
• ons bedrijf, beurzen en events bezoekt
• afgifte van jouw businesskaartje

We kunnen ons privacybeleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website https://www.vaf.be. We raden je aan om geregeld ons privacybeleid te raadplegen om op de hoogte te blijven van mogelijke wijzigingen.

Wens je meer informatie over de privacywetgeving in België dan kan je terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

1.2. Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?

Het Vlaams Audiovisueel Fonds (afgekort VAF) met de maatschappelijke zetel in de Bischoffsheimlaan 38 te 1000 Brussel met ondernemingsnummer 0475.795.886 is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

1.3. Hoe kan je ons bereiken?

Als je vragen hebt over jouw privacy of je wil jouw rechten uitoefenen dan kan je ons bereiken op het bovenstaand adres of via het e-mailadres privacy@vaf.be.

1.4. De leidende toezichthoudende autoriteit van het VAF

Voor het VAF is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - +32 2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be.

De uitvoering van jouw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij jouw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden, dan informeren wij je voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1. Je mag jouw persoonsgegevens inzien

Je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.

Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.

2.2. Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3. Recht op wissen

Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen.

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door het VAF geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

2.4. Recht op beperken van persoonsgegevens

Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien je niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude.

2.5. Recht om bezwaar in te dienen

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde te behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan ons contacteren om te vragen om de persoonsgegevens die je aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7. Recht om klacht in te dienen

Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vind je hierboven in punt 1.4.

2.8. Identificatie van de aanvrager

Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens aanvragen: schriftelijk via een brief op het adres Bischoffsheimlaan 38 te 1000 Brussel of via e-mail op het privacy@vaf.be.

Wees altijd zo specifiek mogelijk in je aanvraag opdat we deze correct kunnen behandelen.

Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even jouw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van je privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3.1. Het VAF moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

• fiscaal recht
• handelsrecht
• subsidiewetgeving
• economisch recht
• GDPR bij de behandeling van een aanvraag voor de uitvoering van jouw rechten.

3.2. Het VAF moet zijn contract met je kunnen uitvoeren

Als maker, vertoner, distributeur, producent, student, … doe je een beroep op onze diensten. Om je een correcte uitvoering van de bijhorende overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Dit geldt eveneens als je in onze opdracht een coachsessie verzorgt, optreedt als jury- of commissielid,… en in de ruimere zin onze leverancier bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Bij jouw bezoek aan onze website maken we een overeenkomst dat wij je altijd een goed functionerende website aanbieden. Hiervoor plaatsen wij de zogenaamde functionele cookies.

3.3. Het VAF heeft een ruime communicatieopdracht - ons gerechtvaardigd belang

Het VAF verstuurt maandelijks een nieuwsbrief naar wie zich hiervoor heeft ingeschreven. Als je deze wilt ontvangen, kun je je hier inschrijven: https://www.vaf.be/nieuwsbrief. Eens ingeschreven, kun je ook jouw voorkeuren doorgeven in jouw profiel.

Wij versturen op geregelde tijdstippen informatieve e-mails naar individuele personen die tot een specifieke doelgroep van het VAF behoren zoals scenaristen, producenten, vertoners, afgestudeerden, … De inhoud van deze nieuwsbrieven zijn gericht op iedere doelgroep afzonderlijk.

Daarnaast sturen wij af en toe een communicatie uit naar personen die mogelijks interesse in de diensten van het VAF hebben daar we vermoeden dat de geadresseerde baat heeft bij deze communicatie: opleidingen, ontvangen van subsidies, infosessies, uitnodigingen voor sectorevenementen, …

Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen jouw recht op privacy en onze gerechtvaardigde belangen. Mocht je toch bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kan je bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

De informatie krijg je per e-mail. Wil je onze communicaties niet langer te ontvangen, dan kan je ons dit gewoon laten weten en zullen we je niet langer lastigvallen.

3.4. Het VAF vraagt jouw toestemming

Bij de inschrijving op onze nieuwsbrief geef je impliciete toestemming om informatie over onze diensten te ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat altijd een mogelijkheid om uit te schrijven.

Wanneer je voor de eerste keer onze website bezoekt, vragen wij via onze cookiebanner jouw toestemming voor het plaatsen van onze analytische en marketingcookies. Meer informatie over ons cookiebeleid vind je hier.

Je kan jouw toestemming altijd intrekken. Onze contactgegevens vind je in puntje 2.8.

4.1. Van onze leveranciers

Het VAF verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor de ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het onderhouden van de zakelijke relaties.

Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons leveranciersbeheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, telefoonnummer, gsm-nummer, taal, e-mailadres, naam van jouw werkgever, BTW nummer, IP-adres en cookies.

4.2. Van onze makers, vertoners, distributeurs, producenten, studenten

Om jou te identificeren en om met jou te communiceren verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres (privé en/of professioneel), bankrekeningnummer, professionele ervaring, curriculum vitae gegevens, IP-adres, cookies.

4.3. Van onze sollicitanten

Dit punt is van toepassing op de verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer je solliciteert voor een functie bij VAF vzw.

Wij verwerken alleen relevante persoonsgegevens die nodig zijn om jouw sollicitatie te beoordelen en met jou te communiceren: jouw naam, persoonlijke contactgegevens (bv. adres, telefoonnummer en e-mailadres), je cv en informatie over jouw opleiding en jouw professionele en andere ervaring. Indien het relevant is voor de vacature kunnen we ook de persoonsgegevens verwerken in het kader van persoonlijkheidstests en/of referenties. We bewaren jouw gegevens gedurende 12 maanden na inzending.

4.4. Cookies

Het VAF maakt via een bezoek aan zijn websites gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om jouw webbrowser te herkennen. Handig, want dan hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw je gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven of je instellingen aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken, krijgen we inzicht in het bezoekersgedrag op de website en kunnen andere partijen kennis verwerven van jouw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen

Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar.

We gebruiken essentiële, functionele, analytische en marketingcookies. Met uitzondering van de essentiële en functionele cookies (noodzakelijk voor het goed functioneren van onze website) vragen we jouw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe je hier mee kan omgaan vind je terug op onze cookie policy.

4.5. Beelden van bewakingscamera's worden tijdelijk opgeslagen

We kunnen camera’s gebruiken in en rond onze gebouwen. Als het om bewakingscamera’s gaat dan respecteren we de wettelijke regels. Je herkent de gebouwen onder camerabewaking aan een duidelijke zichtbare sticker.

Beeldopnames worden maximaal 30 dagen bewaard. Uitzonderingen hierop zijn:

• als de opgenomen beelden nuttig zijn voor de bewijsvoering van een misdrijf of overlast
• om een schade te bewijzen
• om een dader, een getuige of een slachtoffer te identificeren

De verwerking gebeurt onder ons gerechtvaardigd belang om onze gebouwen en andere eigendommen te beschermen tegen bijvoorbeeld inbraak, beschadigingen, …

5.1. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw gegevens alleen met personen die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen en indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. Het VAF werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en organisatorisch vlak garanderen.

Jouw gegevens kunnen overgedragen worden naar landen buiten de Europese Unie, meer bepaald wanneer wij werken met Meta, Google, X en LinkedIn. In dergelijk geval zullen wij erop toezien dat de verwerking van de persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig specifieke contractuele verplichtingen en overeenkomstig de verplichtingen van de privacywetgeving.

Wij delen jouw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.

5.2. Het VAF geeft jouw persoonsgegevens niet door aan derden

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met jouw voorafgaande toestemming.

5.3. We bewaren jouw gegevens niet oneindig

Het VAF gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

Van de sollicitanten bewaren we de persoonsgegevens bij een niet aanwerving tot 1 jaar na het afsluiten van de selectieprocedure.