Outreachpremie voor documentaire

Wat?

Een outreachplan is in eerste instantie een alternatief distributieplan waarbij, los van de klassieke distributiekanalen (TV, bioscoop, filmfestivals etc.) 'out of the box' onderzocht wordt wat andere relevante (mogelijk zeer niche) doelpublieken kunnen zijn voor de desbetreffende documentaire. En hoe men die bereikt: mensen die doorgaans geen documentaires bekijken, of naar de bioscoop gaan, maar die omwille van het specifieke onderwerp wel interesse kunnen hebben in de film.

Vanaf de preproductiefase onderzoekt en bepaalt de producent met welke organisaties (beroepsorganisaties, verenigingen, sociaal-maatschappelijk, artistiek, erfgoed,…) en individuen (kunstenaars, influencers, experten, journalisten, schrijvers, beleidsmakers, …) een partnerschap gesloten kan worden om (al dan niet omkaderde) filmvertoningen te organiseren en hun achterban te engageren.

In tweede instantie kan het outreachplan de basisstrategie vormen voor een breder impactplan, waarbij de kracht van de film de motor kan zijn voor maatschappelijk debat, mentaliteits- en beleidsverandering (ogen openen, eigen meningen in vraag stellen, debateren, engageren, ondernemen, beleid bijstellen …). Niet elk type documentaire leent zich hiertoe, en dus beslist elke producent voor zich of hij ook een impacttraject wil bewandelen.

Voor welke projecten?

Voor majoritair Vlaamse middellange en lange documentaires waaraan VAF-productiesteun werd toegekend na 1 januari 2020.

Bedrag

De premie bedraagt 4.000 euro en komt bovenop de productiesteun.

In het technisch dossier dien je deze kost mee op te nemen onder budgetpost 70-Promotie.

Aanvaarde kosten

De premie dient integraal aangewend te worden voor het uitwerken van een goed doordacht outreachplan. De producent kan hiervoor een externe of interne medewerker inschakelen die de vereiste expertise heeft.

Gezien de grote diversiteit aan projecten is er geen exacte lijst van welke kosten met de premie mogen gedekt worden. Wel is het de bedoeling dat de premie grotendeels gaat naar de opmaak van het outreachplan en dat er per project wordt nagedacht wie hiervoor best wordt ingeschakeld.

Worden alvast niet aanvaard: productiekosten, basispromotiekosten die reeds standaard in het budget werden opgenomen, premièrekosten, kosten die standaard door een distributeur worden gedekt.

Hoe aanvragen?

Stap 1: basisversie van het outreachplan

Maak na de toekenning van de productiesteun een basisversie van het outreachplan, dat als onderdeel van het technisch dossier aangeleverd moet worden.

In deze fase verwachten we minstens antwoorden op volgende vragen:

• Wat wil ik met mijn film precies vertellen?
• Wat is de relevantie van mijn film en wat zou het USP kunnen zijn?
• Wat zijn de doelgroepen (traditioneel + andere) die zich voor mijn film kunnen interesseren?
• Hoe kan ik die bereiken, en via welke partners?
• Wat zou de tijdlijn (rekening houdend met productieproces) kunnen zijn?
• Zijn er materialen die we tijdens de opnames moeten maken die later gebruikt kunnen worden in de communicatie rond en promotie van de film?
• Wie zal het outreachplan uitwerken?

Mogelijk neemt het outreachplan in deze fase nog eerder de vorm aan van een uitgebreide brainstorm dan van een concreet stappenplan.

Stap 2: gedetailleerd uitgewerkt outreachplan

Het uitgewerkte outreachplan maakt deel uit van de aanvraag van de voorlaatste schijf productiesteun.

• Neem ten laatste 1 maand voor het aanvragen van de voorlaatste schijf productiesteun, contact op met Marie Van Innis om het outreachplan te evalueren.
• Zorg ervoor dat je het outreachplan tijdig via MyVAF uploadt (ten laatste 2 weken voor de afspraak) ter voorbereiding van de meeting.

De goedkeuring van het uitgewerkt outreachplan is een voorwaarde voor de uitbetaling van de voorlaatste schijf productiesteun en het uitbetalen van de outreachpremie.

Stap 3: evaluatie

Bezorg ongeveer 1 jaar na de eerste vertoning van de film een eindverslag en evaluatie van het outreachplan (upload via MyVAF).

Indien het VAF dit nodig acht, zal je nog uitgenodigd worden voor een mondelinge evaluatie.

Goedkeuring en uitbetaling

De basisversie van het outreachplan wordt ingediend als onderdeel van het technisch dossier.

Het tweede, meer gedetailleerde outreachplan wordt via MyVAF opgeladen als onderdeel van de aanvraag van de voorlaatste schijf van de productiesteun. De outreachpremie wordt samen met deze schijf uitbetaald.

Deze premie is niet gelinkt aan deadlines, maar de verschillende versies van het outreachplan zijn resepectievelijk eerst een verplicht onderdeel van het technisch dossier en daarna een voorwaarde voor de uitbetaling van de voorlaatste schijf.