Handleiding deponering (VAF/Mediafonds)

Vanaf nu dienen creaties gesteund door het VAF/Mediafonds met het oog op archivering aangeleverd te worden aan meemoo, Vlaams instituut voor het archief en niet meer aan Cinematek.

Dit geldt voor alle VAF/Mediafonds-gesteunde creaties.

Het doel van de deponering is drievoudig. Ten eerste dient de creatie beschikbaar gesteld te worden voor de Vlaamse Gemeenschap, voor cultureel gebruik zoals omschreven in de overeenkomst tussen het VAF en de producent. Ten tweede zorgt de deponering bij meemoo voor een langetermijnbewaring van het werk. Ten slotte dient de deponering tot de ontsluiting van majoritair VAF-gesteunde producties voor onderwijsdoeleinden. Dit laatste is enkel en alleen van toepassing in het kader van het akkoord tussen het VAF en meemoo met betrekking tot het Archief voor Onderwijs.

Deze handleiding maakt onlosmakelijk deel uit van het contract m.b.t. het verwerven van productiesteun, afgesloten tussen het VAF en de producent van series. Specifiek voor podcasts geldt de deponeringsverplichting al vanaf het afsluiten van een contract met het VAF voor ontwikkelingssteun.

• Producties die gecoproduceerd/ gecofinancierd zijn door VRT, DPG Media en Play Media worden door deze omroepen rechtstreeks bij meemoo gearchiveerd. Deze omroepen zijn namelijk contentpartner van meemoo. In dat geval moet de producent niet zelf de deponering doen.

• Voor producties die gecoproduceerd/ gecofinancierd zijn door andere omroepen (vb. Streamz) en dus geen contentpartner van meemoo zijn, werd een procedure uitgewerkt. Voor die deponering staat de producent wél zelf in. Hoe je dit doet, vind je via deze instructies van meemoo.

• Voor alle VAF/Mediafonds gesteunde podcasts moeten deze instructies van meemoo eveneens gevolgd worden.

Voor alle series, ongeacht de betrokken omroep, moet het tabblad ‘Required before release’ ingevuld worden op MyVAF in de sectie ‘Mijn titels’ , zowel voor producties die via de omroep bij meemoo werden gearchiveerd als producties die zelf door de producent gedeponeerd worden. Het VAF bezorgt de informatie op dit tabblad aan meemoo.

Voor podcasts zal het VAF in een eerste fase rechtstreeks contact opnemen met de producent om deze vragen via mail te laten beantwoorden, en ze vervolgens zelf ter beschikking stellen van meemoo.

4.1 Timing

Het materiaal dient ten laatste drie maanden na de eerste publieke vertoning (voor podcasts: publieke beschikbaarheid) van de creatie gedeponeerd te worden bij meemoo.

De gevraagde materialen moeten zijn aangeleverd alvorens de laatste schijf van de productiepremie kan worden uitbetaald.
Elke afwijking van de regels betreffende de deponering dient tijdig en schriftelijk aangevraagd te worden bij het VAF.

4.2 Materiaalvereisten

Het materiaal moet steeds aangeleverd worden in de hoogst mogelijke resolutie en kwaliteit volgens het productieproces. De aangeleverde materialen dienen in perfecte staat te zijn.

Het gaat steeds om de aanlevering van alle afleveringen van de serie (of podcast) in kwestie. Alle beschikbare ondertiteling en audiodescriptie moet mee gedeponeerd worden.