Handleiding deliverables Flanders Image (VAF/Mediafonds)

Deze handleiding maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst m.b.t. het verwerven van productiesteun, afgesloten tussen het VAF en de producent. Elke afwijking van deze regels dient vooraf schriftelijk aangevraagd. Dit document wordt regelmatig geactualiseerd. De versie die online staat op het ogenblik van levering van de deliverables is de enig geldende en vervangt dus alle vorige versies.

Hieronder lijsten we op welke contractueel verplichte materialen het VAF dient te ontvangen alvorens de laatste schijf van de toegekende productiesteun wordt uitbetaald.

De deliverables worden opgelijst per fase waarin ze aangeleverd moeten worden. De technische vereisten of specificaties waar deze aan moeten voldoen vind je onderaan.

Bij de deliverables wordt er een onderscheid gemaakt tussen majoritair en minoritair door het VAF gesteunde (co)producties. Daarnaast wordt een verschil gemaakt tussen fictieseries en andere series, tenzij anders aangegeven.

Belangrijk: Naast de aan het VAF te leveren materialen zijn er ook de contractueel verplichte materialen die rechtstreeks aan het Koninklijk Belgisch Filmarchief te leveren zijn.

Majoritair Vlaamse werken

Te leveren bij aanvang van de productiefase

• Productfiche (volledig) op de Flanders Image-website. Hierop staan minimaal de Nederlandse en Engelse synopsis en indien beschikbaar ook een Franse.
• Stills: minstens één still in deze fase.
  

Te leveren in de loop van de productiefase

• Stills (geen screengrabs!)
  • Voor fictieseries: een volledige en gevarieerde set met minstens 12 rechtenvrije en professioneel gemaakte stills in kleur (tenzij het eindresultaat in zwart/wit wordt vertoond) die een ruim overzicht bieden van de belangrijkste scènes en hoofdpersonages, indien mogelijk aangevuld met extra sfeerbeelden uit het werk.
  • Voor alle andere werken: een set van vijf (5) rechtenvrije en professionele stills, volgens dezelfde vereisten als voor fictie.

• Setfoto’s:
  • voor fictieseries: minstens drie (3) professioneel gemaakte setfoto’s in kleur, waarop de regisseur en hoofdpersonages duidelijk zichtbaar zijn.
  • Voor alle andere series: indien beschikbaar.

Te leveren in de loop van de postproductie- en prereleasefase

• Affiche: de internationale affiche, te leveren als open bestand én een hoge resolutie JPG als visual. Bij gebrek aan een internationale affiche dient de Belgische affiche volgens de opgegeven technische specificaties te worden aangeleverd.

• Persmap (definitief) in het Nederlands (en indien beschikbaar in het Engels en het Frans) inclusief volledige cast- en crewlijsten. Indien een persmap ontbreekt, dienen minstens de volledige cast- en crewlijsten aangeleverd te worden.
• Teaser(s) en trailer(s):
  • Voor fictie- en animatieseries: de trailer(s) en, indien aangemaakt, de teaser(s) van de productie, zowel met Engelse ondertitels (tenzij Engels gesproken) als zonder ondertitels.
  • Voor alle andere series: wenselijk maar optioneel.
• Screener.be: een digitale videofile van de volledige, definitieve serie in hoge kwaliteit. De file is minstens voorzien van een Engelse ondertiteltrack (tenzij de creatie Engels gesproken is) van de eerste aflevering en van een aflevering naar keuze van de producent. Bij voorkeur worden de ondertitels van alle beschikbare taalversies van alle afleveringen aangeleverd.

• Dialooglijst (in TXT-bestand) in taal van originele versie van het werk. Indien niet aangemaakt: het draaiscenario (shooting script) dat verfilmd werd.

Te leveren in de postreleasefase (drie maanden na de wereldpremière)

• Promotiemateriaal aangemaakt door de producent of rechthebbende(n) door middel van een foto/illustratie.
• Dvd-screeners en/of blu-rays
  • Voor fictieseries: indien aangemaakt vijf (5) sell-thru dvd's en blu-rays met Engelse ondertitels (en liefst ook de Nederlandse en Franse ondertitels).
• Ondertitelingslijsten (in TXT-bestand) van de diverse taalversies en minimum de Engelse ondertitellijst.

Minoritair Vlaamse werken

Te leveren bij aanvang van de productiefase

• Productfiche (volledig) op de Flanders Image-website. Hierop staan minimaal de Nederlandse en Engelse synopsis en indien beschikbaar ook een Franse.

Te leveren in de loop van de productiefase

• Stills:
  • Voor fictieseries: een volledige en gevarieerde set met minstens vijf (5) professioneel gemaakte stills in kleur (tenzij het eindresultaat in zwart/wit wordt vertoond) die een overzicht bieden van de belangrijkste scènes en hoofdpersonages.
  • Voor alle andere series: drie (3) professionele stills, volgens dezelfde vereisten als voor fictie.

Te leveren tijdens de postproductie- en prereleasefase

• Affiche (indien aangemaakt): een hoge resolutie TIFF of JPG van de affiche.
• Persmap (definitief) in het Nederlands (en/of in het Frans en/of in het Engels) inclusief volledige cast- en crewlijsten. Indien een persmap ontbreekt, dienen minstens de volledige cast- en crewlijsten aangeleverd te worden.
• Digitaal videobestand van de volledige, definitieve serie in hoge kwaliteit in het Engels ondertiteld (tenzij het werk Engels gesproken is) en bij voorkeur ook met Nederlandse ondertitels te leveren.

Te leveren in de postreleasefase (drie maanden na wereldpremière)

• Sell-thru dvd of blu-ray: drie (3) exemplaren

• Setfoto’s, stills: in JPG en/of TIFF, in een drukklaar formaat van 300 dpi of hoger, minstens reproduceerbaar op A5. Zowel stills als setfoto’s dienen rechtenvrij te worden aangeleverd. De stills kunnen geen screengrabs zijn.
• Affiche: als open bestand (gelayerde PSD, illustraties, lettertypes en alle links) in een drukklaar formaat van 300 dpi of hoger. Indien visual van de affiche, dan aan te leveren als een hoge resolutie JPG. Rechtenvrij aangeleverd.
• Dvd's en blu-rays: steeds regiovrij en zonder vermelding van watermerk en andere inbeeldvermeldingen.
• Digitale video- en trailerbestanden: minimaal Apple ProRes 422 HQ of HD uncompressed, met een framerate van 24 fps of 25 fps en klank in minimaal stereo. Steeds zonder timecode, copyright- of andere inbeeldvermeldingen.
• Ondertitels bij de digitale video- en trailerbestanden: de bestanden zijn voorzien van minimaal een Engelse ondertiteltrack (tenzij de creatie Engels gesproken is) die ook als apart gesynchroniseerd SRT-bestand kan worden aangeleverd. De ondertiteltracks van de andere taalversies worden aangeleverd via aparte gesynchroniseerde SRT-bestanden.

• Productfiche op de Flanders Image website: via MyVAF onder het menu 'Nieuwe titel'
• Teasers en trailers, documenten, stills, setfoto’s en affiches: via WeTransfer
• Dvd's en blu-rays: op het fysieke adres van het VAF (elke screener is individueel voorzien van een opberghoes/case met label, waarop vermeld: titel, naam van de regisseur, productiehuis, versie: ta(a)l(en) ondertiteling, speelduur, beeldformaat/ratio en ABC/regiovrij)
• Digitale videobestanden: via FTP met accountgegevens aangeleverd door Flanders Image (server, gebruikersnaam en wachtwoord)

Contactpersoon voor Flanders Image

An Ratinckx
aratinckx@vaf.be

Adres voor leveringen

Huis van de Vlaamse Film
VAF/Flanders Image
Bischoffsheimlaan 38
1000 Brussel

Voor alle contractueel aan het Koninklijk Belgisch Filmarchief te leveren materialen (vertoningskopie, bewaarmateriaal en gedrukte affiches) dien je rechtstreeks contact op te nemen:

Victor De Vocht
victor.devocht@cinematek.be

Depot Koninklijk Filmarchief
Graystraat 178, 1050 Brussel