Do’s-and-don'ts bij steunaanvragen

De deadlinekalender van het VAF is voor het hele jaar vastgelegd, je kan dus plannen. Begin goed op tijd (een aantal weken voor de deadline) aan je aanvraag. Zo kan je bepaalde zaken even laten rusten en herbekijken, nalezen, bespreken, opmerkingen van andere lezers inpassen in het geheel, enz.

Stuur je aanvraag tijdig in via MyVAF. Zo heb je minder stress, loop je minder risico dat er op de valreep nog iets fout gaat en kan je indien nodig nog hulp inroepen.

Voor nieuwkomers: ga MyVAF vooraf eens verkennen en kijk op onze website wat er aan informatie over de steunmaatregelen te vinden is. Een voorbeeld: wat bedoelen we wanneer we het over de ‘inclusie-aanpak' van het VAF hebben?

Zorg voor een makkelijk leesbaar lettertype in een normale lettergrootte (10-12 punten). Zorg voor een aangename bladspiegel met voldoende witruimte. Zet geen horizontale en verticale pagina’s door elkaar, dat leest onhandig op een computerscherm of tablet.

Een uniforme layout van de bijlagen oogt mooi en professioneel.

Het is belangrijk dat je jouw project goed onderbouwt en duidelijk uitlegt wat je wil doen en waarom. Probeer je in de plaats te stellen van wie je aanvraagdossier zal lezen. Het kan nuttig zijn om je dossier kritisch te laten doornemen door buitenstaanders: zelf zit je vaak te dicht op je eigen project om nog te weten wat duidelijk is en wat niet.

Vermijd herhalingen en copy-paste. Bekijk je dossier zoals het zal worden gelezen – als geheel – en haal er de dubbele informatie uit. Ben je zowel regisseur als scenarist voor je project? Dan kan je de twee intentieverklaringen combineren in een sterk document dat beide functies behandelt. Bij games geef je een intentieverklaring als team in plaats van individueel. Dat volstaat. De commissie- en juryleden lezen graag over jouw achtergrond en beweegredenen, maar vermijd ellenlange en irrelevante bespiegelingen. Houd je aan de maximumlengtes voor bepaalde onderdelen in MyVAF, want hier wordt strikt op toegezien.

Zorg ervoor dat de onderdelen in je dossier met elkaar overeenstemmen. Zijn synopsis, treatment en scenario in lijn met elkaar? Stemt je game inhoudelijk goed overeen met je elevator pitch en pitch video? Pas in je nieuwe aanvraag oudere of opnieuw gebruikte teksten aan in functie van de meest recente ontwikkelingen. Laat geen verouderde informatie of foute namen in een nieuw dossier staan. Herlees alles in functie van je nieuwe aanvraag.

Zorg ervoor dat je teksten geen schrijffouten bevatten en dat ze vlot geschreven zijn. Spelfouten zijn dodelijk voor je aanvraag omdat ze de indruk geven dat je slordig te werk bent gegaan. Vraag anderen om je teksten na te lezen op fouten. Doe dit op tijd.

Foto’s en moodboards maken een dossier aangenaam om te lezen en werken vaak verhelderend. Overdrijf echter niet en zorg dat de beelden iets toevoegen aan je aanvraag. Leg uit waarom je voor bepaalde visuals hebt gekozen.

Soms is het belangrijk om je werk te kaderen in een bredere context. Laat zien dat je weet wat er al gemaakt is, in binnen- en buitenland, wat op een of andere manier associaties met jouw werk kan oproepen. Vermijd om je werk uniek te noemen. Verwijzen naar inspiratiebronnen en vergelijkbare films/series/games kan, maar wees spaarzaam en accuraat met je referenties en vermijd opeenstapelingen (“Un prophète meets The Incredibles meets The Full Monty”). Misplaatste, irrelevante of onrealistische verwijzingen kunnen net tegen je project werken. Kijk ook uit met namedropping.

Sommige vragen in onze aanvraagmodule dienen om meer te weten over je intenties en om na te gaan of je over bepaalde stappen in het project al voldoende hebt nagedacht. Geef er een doordacht antwoord op. Vermijd standaardantwoorden (“doelpubliek: van 7 tot 77”) want die geven een gemakzuchtige, naïeve en onprofessionele indruk.

Toon gedrevenheid in je aanvraag, maar bewijs ook dat je een realistisch beeld hebt van de sterktes en zwaktes van je project. Wees oprecht en bluf niet. Waak over de coherentie van het dossier en zorg ervoor dat het totaalbeeld klopt (de ervaring van het team, de algemene aanpak, de scope van het onderwerp, het doelpubliek, de financieringspistes, het potentiële bereik, enz.).

Een budget en financieringsplan opstellen is voor vele aanvragers (zeker beginnende) een taaie klus. Laat je hierin bijstaan door meer ervaren collega’s en neem zeker een kijkje in onze financiële gids en in de toelichting bij ons standaardbudgetformulier en financieringsplan. Is er toch nog iets niet duidelijk, neem dan contact op met een projectbeheerder van het VAF.